Zo maak je een gebruiksvriendelijke dashboardrapportage

Hoeveel makkelijker zou je werk zijn als je steeds toegang hebt tot een rapport met daarin al je stuurinformatie? Zoals wat het effect is van je campagnes. Of hoeveel omzet er gerealiseerd is. Nemen de telefoontjes bij je klantenservice af door een aanpassing op je website? Een rapport daarover samenstellen kost veel tijd. De data daarvoor moet je uit allerlei verschillende systemen halen en daarna nog met elkaar in verband worden gebracht. Veel managers zouden graag een rapport willen dat ze slechts met een druk op de knop kunnen actualiseren. Het fijne is dat dit geen wens hoeft te blijven; dit is te realiseren. Hoe? Dat leggen we je graag uit in dit blog.

Dashboardingtools voor data uit meerdere bronnen

Afgelopen jaren is er door meerdere partijen hard gewerkt om dashboardingtools te ontwikkelen die data uit meerdere bronnen kunnen samenbrengen. En deze in samenhang op een gebruikersvriendelijke manier te presenteren. Power BI, Tableau en Qlik Sense zijn een paar grote aanbieders van dergelijke tools. De kracht van deze tools is dat je een keer uitdenkt wat je wilt terugzien in je rapportage en dat je daarna alleen nog maar hoeft te refreshen om het rapport te actualiseren. Voor dit laatste geldt een randvoorwaarde: de bron moet hier geen beperkingen in hebben aangebracht. Gelukkig is dit niet vaak het geval. En anders hebben we eenvoudige oplossingen die relatief weinig tijd kosten. Bijvoorbeeld door een bestand klaar te zetten dat makkelijk in te laden is.

Wat zijn de voordelen van een rapport in een dashboardingtool?

Data uit meerdere bronnen en systemen samenbrengen is een van de belangrijkste voordelen van een dashboardingtool, maar is zeker niet de enige. Een andere belangrijke functionaliteit: de rapporten zijn interactief. Dat betekent dat er meerdere informatieniveaus mogelijk zijn. Je kunt dus doorklikken naar een dieper niveau, maar ook kun je eenvoudig periodes aanpassen. Wil je afgelopen maand zien, dan stel je die periode in. Vraagt iemand naar een rapport van 3 maanden geleden? Geen probleem. Je past de periode aan en krijgt meteen de data die bij die maand hoort. Dat wordt allemaal ingebouwd.

Hoe wordt een rapport in een dashboardingtool gebouwd?

Om een dashboard te bouwen, doorlopen we altijd een paar fases:

• Rapportagewensen inventariseren
  Jij als klant bepaalt wat er in het dashboard moet komen. Wat zijn je belangrijkste doelen (KPI’s)? Wil je alleen de laatste stand van zaken of wil je ook ontwikkelingen door de tijd zien (trends) en vergelijkingen kunnen maken tussen bepaalde periodes?
• Vooronderzoek
  Aan de hand van je wensen, wordt ook duidelijk welke databronnen nodig zijn. Welke systemen slaan de data op. In dit vooronderzoek bekijken we op welke manier deze data eruit kan worden gehaald. En of alle data ook beschikbaar is.
• Het datamodel bouwen
  We hebben de data en leggen nu daartussen de relaties. Welke data moet aan elkaar gekoppeld worden? Welke berekeningen moeten worden gemaakt? Helaas is deze fase voor jou als klant erg saai. Je ziet namelijk nog niks van het eindresultaat. Het is net als het leggen van de fundering van een huis: er wordt gewerkt maar er is nog niets zichtbaar.
• Visualisatie en ontwerp
  Nu zie je eindelijk resultaat. Je data wordt zichtbaar in diagrammen, kolommen, grafieken, funnels, etc. Wil je het op een andere manier gevisualiseerd hebben? Dat is eenvoudig aan te passen. In deze fase geven we je een demo van een eerste concept. We bespreken dan wat er eventueel nog moet worden aangepast waarna de definitieve versie wordt opgeleverd.

Heb ik nog meer nodig dan alleen de dashboardingtool?

Dat hangt een beetje van je wensen af. Wil je een rapport waarvoor maar een beperkte hoeveelheid data nodig is? En wil je geen data opslaan om een historie op te bouwen (terug kunnen kijken in de tijd)? Dan heb je genoeg aan alleen een dashboardingtool. Maar heb je meer wensen, dan adviseren wij om gebruik te maken van een database. Dit is feitelijk een opslagplaats voor de data uit de verschillende systemen waarin ook de berekeningen worden gemaakt. Een database levert je meerdere voordelen op:

• De dashboardingtool wordt niet extra belast doordat het zelf alle data moet opslaan. Dit zorgt er voor dat de tool snel blijft bij het opvragen van rapporten.
• Je wordt niet beperkt in de hoeveelheid data die je wilt gebruiken en bewaren.
• Toekomstbestendig: de database is een soort stekkerdoos. Wil je in de toekomst meer bronnen toevoegen, dan hoeft er alleen nog maar een stekker gemaakt te worden vanuit die bron naar de database.

Zijn er ook nog nadelen?

Jazeker. Heb je eenmaal geproefd aan een rapportage uit een dashboardingtool, dan wil je er meer. ? Neem alvast een voorproefje en lees ter informatie de pagina Data Analytics door Swink.