De juiste structuur voor je data en databronnen
Wil jij ook een rapport dat je met een druk op de knop kan actualiseren? Dat kan. Teammanager Suzanne van Kastel legt in dit blog uit hoe je dit realiseert.
Binnen een organisatie heb je veel verschillende afdelingen met allemaal eigen verantwoordelijkheden. De een is verantwoordelijk voor de website, de ander voor de klantenservice of voor de financiële verantwoording en zo zijn er nog veel meer te bedenken. Iedere afdeling maakt hierbij gebruik van eigen systemen. Als manager wil je graag weten hoe de verschillende afdelingen het samen doen of waar ze elkaar beïnvloeden. Je weet dat dat ook mogelijk is met de huidige dashboardingtools zoals Power BI. In de praktijk blijkt echter dat veel organisaties wel weten wát ze als eindresultaat willen, maar niet weten hóe daar te komen. Een van de issues daarbij is dat ze niet weten hoe het systeemlandschap van alle verschillende afdelingen te ordenen.
Schematische weergave van de manier waarop een dashboard tot stand komt
Stap 1: Wat wil je weten en welke databronnen heb je nodig
Uiteindelijk begint alles met wát je wilt weten. Vandaar uit bepaal je welke databronnen daarbij horen. Stel dat je wilt weten hoe de verschillende kanalen op elkaar reageren bij wijzigingen in het beleid. En wat daar het financieel effect van is. Neemt het aantal calls af als je bepaalde informatie op je website zet? Krijgen je salesmanagers meer afspraken met dat online afsprakenformulier? Wat doet dat met je kosten of omzet? Dan heb je informatie nodig van:
- De klantenservice (call)
- De salesorganisatie (face)
- Online: zowel website(s) als social media. Als je gebruikmaakt van meerdere websites/domeinen, neem die dan allemaal mee in scope omdat de kans groot is dat die op elkaar inwerken bij wijzigingen
- Externe bureaus die bijvoorbeeld campagnes voor je uitvoeren
- De financiële afdeling
Deze data worden in verschillende systemen verzameld en die moeten je bij elkaar brengen. Als je dit overzicht hebt, dan ben je klaar voor stap 2. Het is overigens heel normaal als je je op dit moment afvraagt of het wel mogelijk is om al deze bronnen aan elkaar te knopen. Of op welke manier die grote hoeveelheden data daarin op een goede manier eruit kunnen worden gehaald om tot een dashboard te komen. Geen paniek want dat komt in stap 2.
Stap 2: Logisch bundelen van de databronnen
Organisatie denken vaak dat hun situatie uniek is en dat er een dure maatwerk oplossing moet worden uitgewerkt. Maar dat valt enorm mee! Jouw organisatie is uniek, maar de oplossing voor deze situatie niet. Die is in de basis bij iedere organisatie gelijk. Bij stap 2 gaan we de verschillende bronnen logisch ordenen. Dus alles wat met online te maken heeft, wordt gebundeld en zo ook de andere bronnen. Dankzij deze clustering, ontstaat er een overzichtelijk beeld van het systeemlandschap.
Stap 3: Samenvoegen en structureren van de data
Nu de databronnen logisch zijn gegroepeerd, kunnen we starten met het structureren van de data. We analyseren welke data in de bronnen zit en bepalen welke daarvan relevant zijn voor het dashboard. Alleen die data slaan we op in de database. Zo voorkomen we dat de database onnodig groot of complex wordt. Dit scheelt ook weer in kosten. Uiteindelijk bevat de database alle informatie die nodig is voor het maken van een dashboard. De data zetten we er niet zomaar in. We brengen hier structuur in aan door middel van formules die de samenhang tussen de data bepaalt.
Stap 4: Data visualiseren
Het fundament voor je dashboard is gelegd in de database. De dashboardingtool wordt aan de database gekoppeld waarmee de data eindelijk zichtbaar wordt. In de dashboardingtool worden de laatste relaties gelegd tussen de data en gevisualiseerd in duidelijke grafieken en diagrammen. Dankzij de data uit al de verschillende bronnen, is precies te zien wat de effecten zijn van beleidswijzigingen. Verschuift het aanbod inderdaad van call naar online? Hoeveel impact heeft een campagne? Een heel systeemlandschap is teruggebracht tot een compact dashboard waarmee je in één oogopslag de prestaties van je organisatie terugziet!
Stap 5: Continu verbeteren
Nu je het dashboard hebt, begint het werk voor je organisatie. Het dashboard geeft aan hoe je presteert. Je krijgt daarmee ook inzicht in waar je kunt verbeteren. Deze inzichten zet je om naar acties waar afdelingen aan kunnen gaan werken. Acties die weer tot verschuivingen gaan leiden in de prestaties waarvan je de effecten weer terugziet in je dashboard. Want de verbindingen tussen de bronsystemen zijn gelegd en je dashboard geeft je steeds de laatste inzichten. Het continue verbeterproces is hiermee een feit!
