• gepubliceerd
  • leestijd
    ± 3 minuten

Het verloop van een migratieproject

In dit blog beschrijft Margreet haar ervaringen op basis van veel contentmigraties en geeft zij belangrijke aandachtspunten aan voor een migratieproject.

Als manager van het content managementteam heeft onze collega Margreet veel te maken met klanten. In dat contact zit een uitgebreid voorbereidingsproces en veel overleg. Margreet verzorgde het project­management voor veel websitemigraties van diverse organisaties. In dit blog blikt zij terug op haar ervaringen en geeft ze aan wat belangrijke aandachtspunten zijn bij een migratieproject.

Waar loop je het vaakst tegenaan bij migraties?

Bij migratie-opdrachten worden wij het liefst in een zo vroeg moge­lijk stadium betrokken. Hoe eerder wij instappen, hoe groter de kans dat we een aantal problemen die bijna altijd onderweg opduiken zo snel moge­lijk kunnen oplossen. Daarmee voorkomen we dat ze veel tijd kosten. Ik en mijn collega’s bij Swink verge­lijken dit soort projecten met een fiets met vierkante wielen. Voordat de migratie goed op gang is heb je dan al aantal keer stil gestaan. Wij hebben hier ruime ervaring mee en kunnen je snel weer op weg helpen.

Waarmee help je klanten het meest?

Met duide­lijke vragen stellen over waar ze staan en wat er wel of niet al is gedaan. We beginnen vaak metzo snel moge­lijk inventariseren in welk stadium je migratie zich bevindt. Heb je een pilot gedaan om de nieuwe pagina’s van het CMS te testen? Door klanten een aantal vragen te stellen b­lijkt vaak dat er zaken over het hoofd zijn gezien. Denk dan aan functionaliteit die in een nieuw CMS niet verwerkt is in een template. Welk alternatief is er dan beschikbaar en wat moet daar technisch nog voor geregeld worden? Wij kunnen die inschatting vaak goed maken op basis van onze ervaringen. Klanten zijn eigen­lijk altijd blij om daar zo achter te komen en dat we deze zaken kunnen repareren. Het proactief meedenken van onze medewerkers wordt enorm op prijs gesteld.

Wat is de ideale rolverdeling?

Als de uitvoerende medewerker zelf direct contact onderhoudt met de klant en ik me kan richten op de overall planning. Ik blijf dan nog steeds overal bij betrokken maar schakel niet dage­lijks zelf met de klant. Klanten vinden het prettig om direct met de medewerker te kunnen overleggen. Ze bespreken hun wensen direct met de medewerker en die kan meteen aangeven hoe we die kunnen oplossen. Die weet precies wat de moge­lijkheden zijn. De medewerker ziet ook hoe het werk efficiënter kan worden gedaan. Tijdrovende handelingen voeren we dan op een efficiënte manier uit waardoor we uren werk besparen. Klanten worden altijd blij van dit soort verrassingen!

Krijg je opdrachten altijd binnen de deadlines af?

Deadlines proberen we altijd te halen. Meestal lukt dat ook. Komen we in tijdnood dan hebben we twee opties. We kijken in ons team welke collega aan de opdracht mee kan werken en we overleggen met de klant hoe hard de deadline is. Omdat we deadlines heel belangrijk vinden letten we er ook goed op of we ze gaan halen. Het overleg hierover met de klant is dan ook altijd in een vroeg stadium. Dan hebben we in een noodgeval ook nog tijd om een derde optie te bedenken en uit te werken.

Welke tips heb jij voor organisaties die met een migratietraject willen starten?

  1. Laat ons in een vroeg stadium meedenken.
  2. Doe een pilot met aantal pagina’s. Zo test je bijvoorbeeld of de pagina’s op je nieuwe website er ook zo uitzien zoals je voor ogen had, hoeveel tijd het kost om de content te bewerken en te migreren en of je voldoende mensen (capaciteit/fte) hebt voor het overzetten van de content binnen de beoogde termijn.
  3. Herzie na de pilot de planning met de gevonden resultaten

Wil ook jij zorgeloos geholpen worden bij de migratie van jouw website? Kijk dan voor meer informatie bij Content Migratie,