Vijf tips voor een succesvolle contentmigratie

Voldoet je website niet meer? Of heeft je organisatie om andere redenen ervoor gekozen over te gaan op een nieuw Content Management Systeem (CMS)? Dan krijg je te maken met contentmigratie; dit is het overzetten van de informatie van je oude website naar de nieuwe omgeving.

Dat is net als ‘echt’ verhuizen een flinke klus. Waar begin je en hoe pak je een contentmigratie het beste aan? Met deze vijf tips uit de praktijk van Swink maak je een succes van jouw contentmigratie.

Tip 1: Inventariseer je content en maak een SEO-analyse

Welke informatie staat er op je huidige website en welke wil je overzetten naar de nieuwe omgeving? Zonder vooropgezet plan en duidelijke afspraken binnen je organisatie loop je het risico dat je contentmigratie een rommeltje wordt. Zorg eerst voor een goede basis. Dat doe je door je huidige website te gaan meten. Inventariseer hoe vaak de pagina’s op je huidige website worden bezocht. Hoe lang worden pagina’s bekeken? Pagina’s die hier goed op scoren moet je zeker overzetten naar de nieuwe omgeving. Maar ga niet blindelings op de cijfers af. Cijfers zeggen niet alles. Een pagina kan bijvoorbeeld minder goed bezocht worden doordat deze op een onlogische plek staat. Het goed kunnen beoordelen van de cijfers is bepalend voor de waarde van je metingen. De metingen zijn een middel, de analist zorgt voor de juiste interpretatie van de bezoekcijfers.

Naast het meten van de prestaties van je pagina’s, moet je ook inzicht hebben in hoe goed je website gevonden wordt door zoekmachines als Google. Bij Swink starten we altijd met het maken van een zoekmachine optimalisatie (SEO-)analyse. Daarbij bepalen we de SEO-waarden van je pagina’s. Welke pagina’s op je website worden het meest bezocht via zoekmachines? Ook maken we een linkprofiel. Daarbij onderzoeken we of er pagina’s op jouw site zijn waar andere organisaties naartoe linken. Zoekmachines als Google beoordelen deze pagina’s dan als relevant (anderen vinden jouw content zo waardevol dat ze ernaar verwijzen). Dat betekent dat als mensen informatie zoeken via Google, deze pagina’s van jouw website hoog in de zoekresultaten staan. Het is dus belangrijk om deze pagina’s te behouden en mee te nemen naar je nieuwe website.

Samengevat: start voordat je aan een contentmigratie begint met een grondige analyse naar de prestaties van je huidige pagina’s en een SEO-analyse en linkprofiel om ervoor te zorgen dat je goed gevonden blijft worden in zoekmachines. Je weet dan welke pagina’s in ieder geval mee moeten gaan naar je nieuwe website en waarvan de content dus moet worden overgezet. Hierdoor zorg je ervoor dat je nieuwe website kan blijven profiteren van alle waarden die je huidige website heeft opgebouwd. Met dit startpunt zorg je voor een effectieve en efficiënte start van je migratie. Hoe je je SEO-waarden behoudt en ervoor zorgt dat je website goed gevonden wordt, lees je in onze gids voor website migratie.

Tip 2: Start niet te snel met content overzetten

Ga je de content overzetten? Zorg er dan voor dat de opbouw van je website zoveel mogelijk af is en de templates van de pagina’s uitgewerkt zijn. Het is niet handig om content over te zetten terwijl de webbouwer hier nog mee bezig is. De ervaring leert dat je dan namelijk een groot risico loopt dat je content dubbel moet bewerken. Gaandeweg de migratie blijkt bijvoorbeeld dat er functionaliteiten ontbreken. Alle pagina’s waarop je deze functionaliteiten wilt tonen, moet je dan opnieuw bewerken.

Stap dus niet in de valkuil om zo snel mogelijk te willen gaan beginnen! Je kunt beter iets langer wachten tot de webbouwer bijna klaar is en dan in één keer de content over gaan zetten dan snel te beginnen om daarna dubbel werk te moeten doen.

Tip 3: Stel een projectgroep samen

Bij het overgaan naar een nieuwe omgeving komen veel verschillende werkzaamheden bij elkaar. De webbouwer voor de bouw van je nieuwe CMS, communicatieadviseurs, webredacteuren en waarschijnlijk nog veel meer. Ieder met zijn eigen wensen en tijdslijnen maar ook afhankelijkheden van elkaar. Stel daarom een projectgroep samen met daarin medewerkers die expert zijn in hun vakgebied. Zij weten wat er speelt binnen de organisatie en kunnen daardoor inhoudelijk met je meedenken en ook onderling afstemmen. Wanneer heeft wie wat nodig? Zo komen eventuele problemen sneller boven tafel en worden oplossingen met elkaar bedacht. Ander voordeel van het formeren van een projectgroep is dat je hiermee je hele organisatie betrekt, dus meteen draagvlak creëert. Nog mooier is als je ze ook alvast enthousiast maakt voor de nieuwe website waardoor ze echte ambassadeurs worden.

Tip 4: Doe eerst een pilot

Je wilt uiteraard snel aan de slag met het overzetten van je content (maar zie tip 2, doe het niet te snel). Het is evenwel aan te raden om eerst een pilot te doen voordat je aan de totale migratie begint. Dus start met een klein afgebakend deel van je website. Met een dergelijke pilot kan je testen of bijvoorbeeld pagina’s op de nieuwe website er ook zo uitzien zoals je voor ogen had, testen hoeveel tijd het kost om de content te bewerken en te migreren en of je voldoende mensen (capaciteit/fte) hebt voor het overzetten van de content binnen de beoogde termijn. Doel van deze pilot is dan ook om na te gaan of je planning, budget en tijdspad kloppen en realistisch zijn.

Tip 5: Bepaal of je voldoende capaciteit hebt voor je contentmigratie

Blijkt uit de pilot dat je meer mensen nodig hebt voor je contentmigratie, overweeg dan om een externe partij in te schakelen. Dit hoeft niet duur te zijn (studenten bieden zich hier vaak graag voor aan). Bij een echte 1-op-1 migratie waarbij je niet op SEO et cetera let, is dit een prima optie. Maar wil je meer zekerheid en advies over hoe je je oude content op een effectieve en SEO-vriendelijke wijze overzet, dan is het raadzaam experts in te schakelen (overigens hoeft dat niet heel veel duurder te zijn).

Contentmigratie is namelijk een specialisme en meer dan alleen overzetten van informatie. Door een extern bureau in te schakelen dat hierin is gespecialiseerd, haal je veel kennis en expertise in huis. Uiteraard vraagt dit een investering bovenop de kosten voor je interne medewerkers, maar dit betaalt zich terug door een professioneel en efficiënt uitgevoerde migratie. Ook zorg je er zo voor dat je interne medewerkers aan hun dagelijkse werkzaamheden toekomen, die uiteraard ook doorgaan. Externe specialisten kijken bovendien met een frisse blik naar je content. Dit kan verrassende en bruikbare inzichten voor je website opleveren. Een win-winsituatie dus.

Wil je meer praktijktips? Wij denken graag met je mee

Is je organisatie toe aan een nieuwe website? Of ben je al begonnen met content migreren en loop je vast? Bij Swink hebben we ruime ervaring met contentmigraties. We denken graag praktisch met je mee, in elke fase van je contentmigratie waarbij we je ook slimme handjes kunnen bieden. Benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen? Onze aanpak lees je op onze pagina over website migratie.