• gepubliceerd
  • leestijd
    ± 4 minuten

Toeganke­lijke content binnen jouw organisatie in drie stappen

Wij laten je zien hoe je in drie stappen toeganke­lijkheid binnen je organisatie verankerd. Zo bespaar je tijd en geld en creëer je intern bewustzijn.

Binnenkort is het voor alle overheden verplicht alle online content digitaal toeganke­lijk aan te bieden. Een grote uitdaging. Vaak worden bijvoorbeeld veel pdf-documenten gebruikt die (nog) niet toeganke­lijk zijn. Hoe ga je daarmee om? In dit artikel laten we zien hoe je in drie stappen toeganke­lijke content binnen je organisatie borgt.

Het rangschikken van bestanden uitgebeeld door icoontjes die van links naar rechts schuiven

1. Waarom is toeganke­lijke content nodig en voor wie?

Als je met toeganke­lijkheid aan de slag gaat is het belangrijk je te bedenken waarom je dit doet en voor wie. Publiekscommunicatie is van zichzelf bedoeld voor het hele algemeen publiek. Documenten, posters, boekjes, brochures en andere materialen die hieronder vallen, moeten dus ook kunnen worden begrepen door mensen met een functiebeperking. Als overheidsorganisatie zal publiekscommunicatie daarom prioriteit hebben als je aan de slag gaat met toeganke­lijkheid. Zo draag je er zorg voor dat ook mensen met een functiebeperking geïnformeerd zijn. Juist voor burgers met een functiebeperking is het name­lijk belangrijk dat ze op de hoogte zijn en inspraak kunnen hebben. Door hun beperking zijn ze vaak kwetsbaarder en kunnen ze sterker geraakt worden door bepaalde overheids­initiatieven. Denk aan de inrichting van de publieke ruimte.

Vergeet daarnaast interne documenten en documenten van externe leveranciers niet bij het toeganke­lijkheidsproces. Veel documenten worden intern verspreid zonder dat er bij de ontvangers iemand met een beperking zit. Waarom zou je zo’n document dan toeganke­lijk maken? De realiteit is dat bij overheidsorganisaties veel documenten later toch gepubliceerd (moeten) worden. Burgers hebben tenslotte recht om op de hoogte te zijn van allerlei zaken en daarop te reageren. Dan is het ineens wel nodig dat het betreffende document toeganke­lijk is.

Kortom, als overheidsorganisatie werk je voor alle burgers. Dat betekent dat documenten die zelfs vooral intern worden gebruikt toch toeganke­lijk moeten zijn. Zo kunnen alle burgers gebruik maken van hun rechten.

2. Is het nodig om een pdf te gebruiken?

Veel documenten worden in pdf-formaat aangeleverd en verwerkt. De vraag is of dat altijd nodig is. Pdf’s zijn name­lijk vaak niet toeganke­lijk. Als de website dat wel is, is het aantrekke­lijker om de content in html te publiceren. Op die manier heb je minder pdf’s die toeganke­lijk gemaakt hoeven te worden. Dan is het natuur­lijk wel van belang dat de content vòòr publicatie niet in pdf wordt verwerkt. Wil je toch een pdf in html formaat online delen? Dan is het handig om het bronmateriaal te hebben, zodat je de content zo goed moge­lijk naar html kunt omzetten. Is dat niet moge­lijk? Dan kan het pdf-bestand achteraf toeganke­lijk worden gemaakt. Een andere moge­lijkheid is dat de content uit de pdf wordt gehaald en naar html wordt omgezet.

Bedenk dus of het werken met pdf’s nodig is. Door minder afhanke­lijk te zijn van pdf’s, wordt het makke­lijker om content toeganke­lijk aan te bieden.

3. Maak het redacteuren makke­lijker om toeganke­lijke content te produceren

Content wordt vaak decentraal gecreëerd. Verschillende afdelingen leveren dus zelfstandig content aan. Hoe zorg je er dan voor dat alle content toeganke­lijk is? De beste manier is om dit voor redacteuren makke­lijk te maken. Een manier waarop je dit kunt doen is door standaard Word sjablonen te ontwikkelen die toeganke­lijk zijn. Als redacteuren deze sjablonen gebruiken, weet je zeker dat de content op een toeganke­lijke manier wordt verwerkt. Zo zorg je ervoor dat brondocumenten toeganke­lijk zijn. Dat is een groot voordeel, want dan hoef je dit niet later nog te doen. Zo bespaar je veel tijd en geld. En begin je bovendien met het creëren van bewustzijn en gevoel van noodzaak binnen je organisatie. Want hoe dan ook is het een heel relevant agendapunt de komende periode.

Aan de slag met toeganke­lijkheid

Je kunt veel tijd en geld besparen door toeganke­lijkheid binnen je organisatie te verankeren. Bovendien is het vanaf 23 september 2020 verplicht om als overheidsorganisatie een toeganke­lijkheids­verklaring en plan van aanpak te hebben. Je vermeldt hier in hoeverre je website al aan de eisen voldoet. Verder beschrijf je hierin welke maatregelen jouw organisatie neemt om toeganke­lijkheid te borgen, inclusief planning.

Wil je hiermee aan de slag, maar weet je nog niet goed hoe je dit kunt aanpakken? Wij kunnen je helpen met een roadmap. Zo begeleiden we je stap voor stap naar het volledig implementeren van digitale toeganke­lijkheid binnen jouw organisatie. Met data-analyse kunnen we je helpen bij het prioriteren van welke documenten toeganke­lijk gemaakt moeten worden.

Heb je veel pdf’s die behouden moeten blijven? Onze specialisten kunnen ze digitaal toeganke­lijk voor je maken. Zo kun je pdf’s gewoon blijven gebruiken zonder dat het ten koste gaat van toeganke­lijkheid. Lees hoe we pdf’s toeganke­lijk maken.

Heb jij toeganke­lijkheid al binnen je organisatie verankerd of ben je nog druk bezig met dit proces? Ik ben benieuwd naar je ervaringen. Loop je in het proces ergens tegenaan? Voel je vrij om hier met mij van gedachten over te wisselen.Laat het mij weten!