Toegankelijk­e content binnen jouw organisatie in drie stappen

Binnenkort is het voor alle overheden verplicht alle online content digitaal toegankelijk aan te bieden. Een grote uitdaging. Vaak worden bijvoorbeeld veel pdf-documenten gebruikt die (nog) niet toegankelijk zijn. Hoe ga je daarmee om? In dit artikel laten we zien hoe je in drie stappen toegankelijk­e content binnen je organisatie borgt.

1. Waarom is toegankelijk­e content nodig en voor wie?

Als je met toegankelijk­heid aan de slag gaat is het belangrijk je te bedenken waarom je dit doet en voor wie. Publiekscommunicatie is van zichzelf bedoeld voor het hele algemeen publiek. Documenten, posters, boekjes, brochures en andere materialen die hieronder vallen, moeten dus ook kunnen worden begrepen door mensen met een functiebeperking. Als overheidsorganisatie zal publiekscommunicatie daarom prioriteit hebben als je aan de slag gaat met toegankelijk­heid. Zo draag je er zorg voor dat ook mensen met een functiebeperking geïnformeerd zijn. Juist voor burgers met een functiebeperking is het namelijk belangrijk dat ze op de hoogte zijn en inspraak kunnen hebben. Door hun beperking zijn ze vaak kwetsbaarder en kunnen ze sterker geraakt worden door bepaalde overheidsinitiatieven. Denk aan de inrichting van de publieke ruimte.

Vergeet daarnaast interne documenten en documenten van externe leveranciers niet bij het toegankelijk­heidsproces. Veel documenten worden intern verspreid zonder dat er bij de ontvangers iemand met een beperking zit. Waarom zou je zo’n document dan toegankelijk maken? De realiteit is dat bij overheidsorganisaties veel documenten later toch gepubliceerd (moeten) worden. Burgers hebben tenslotte recht om op de hoogte te zijn van allerlei zaken en daarop te reageren. Dan is het ineens wel nodig dat het betreffende document toegankelijk is.

Kortom, als overheidsorganisatie werk je voor alle burgers. Dat betekent dat documenten die zelfs vooral intern worden gebruikt toch toegankelijk moeten zijn. Zo kunnen alle burgers gebruik maken van hun rechten.

2. Is het nodig om een pdf te gebruiken?

Veel documenten worden in pdf-formaat aangeleverd en verwerkt. De vraag is of dat altijd nodig is. Pdf’s zijn namelijk vaak niet toegankelijk. Als de website dat wel is, is het aantrekkelijker om de content in html te publiceren. Op die manier heb je minder pdf’s die toegankelijk gemaakt hoeven te worden. Dan is het natuurlijk wel van belang dat de content vòòr publicatie niet in pdf wordt verwerkt. Wil je toch een pdf in html formaat online delen? Dan is het handig om het bronmateriaal te hebben, zodat je de content zo goed mogelijk naar html kunt omzetten. Is dat niet mogelijk? Dan kan het pdf-bestand achteraf toegankelijk worden gemaakt. Een andere mogelijkheid is dat de content uit de pdf wordt gehaald en naar html wordt omgezet.

Bedenk dus of het werken met pdf’s nodig is. Door minder afhankelijk te zijn van pdf’s, wordt het makkelijker om content toegankelijk aan te bieden.

3. Maak het redacteuren makkelijker om toegankelijk­e content te produceren

Content wordt vaak decentraal gecreëerd. Verschillende afdelingen leveren dus zelfstandig content aan. Hoe zorg je er dan voor dat alle content toegankelijk is? De beste manier is om dit voor redacteuren makkelijk te maken. Een manier waarop je dit kunt doen is door standaard Word sjablonen te ontwikkelen die toegankelijk zijn. Als redacteuren deze sjablonen gebruiken, weet je zeker dat de content op een toegankelijk­e manier wordt verwerkt. Zo zorg je ervoor dat brondocumenten toegankelijk zijn. Dat is een groot voordeel, want dan hoef je dit niet later nog te doen. Zo bespaar je veel tijd en geld. En begin je bovendien met het creëren van bewustzijn en gevoel van noodzaak binnen je organisatie. Want hoe dan ook is het een heel relevant agendapunt de komende periode.

Aan de slag met toegankelijk­heid

Je kunt veel tijd en geld besparen door toegankelijk­heid binnen je organisatie te verankeren. Bovendien is het sinds 23 september 2020 verplicht om als overheidsorganisatie een toegankelijk­heidsverklaring en plan van aanpak te hebben. Je vermeldt hier in hoeverre je website al aan de WCAG 2.1 AA standaard voldoet. Verder beschrijf je hierin welke maatregelen jouw organisatie neemt om toegankelijk­heid te borgen, inclusief planning.

Wil je hiermee aan de slag, maar weet je nog niet goed hoe je dit kunt aanpakken? Wij kunnen je helpen met een roadmap. Zo begeleiden we je stap voor stap naar het volledig implementeren van digitale toegankelijk­heid binnen jouw organisatie. Met data-analyse kunnen we je helpen bij het prioriteren van welke documenten toegankelijk gemaakt moeten worden.

Heb je veel pdf’s die behouden moeten blijven? Onze specialisten kunnen ze digitaal toegankelijk voor je maken. Zo kun je pdf’s gewoon blijven gebruiken zonder dat het ten koste gaat van toegankelijk­heid. Lees hoe we pdf’s toegankelijk maken.

Heb jij toegankelijk­heid al binnen je organisatie verankerd of ben je nog druk bezig met dit proces? Ik ben benieuwd naar je ervaringen. Loop je in het proces ergens tegenaan? Voel je vrij om hier met mij van gedachten over te wisselen. Laat het mij weten!