Toegankelijke pdf of een toegankelijk alternatief: wanneer gebruik je welke?
Het toegankelijk maken van een pdf is een vak apart. Je hebt kennis over pdf’s nodig en het kost veel tijd en geld. Hoe bepaal je welk bestand geschikt is om toegankelijk te maken?
Ik zie regelmatig dat verschillende overheidsinstanties en organisatie pdf’s een uitkomst vinden als het gaat om informatie delen. Helaas is een pdf meestal niet toegankelijk gemaakt. Mensen die vanwege een beperking afhankelijk zijn van hulpsoftware kunnen hem hierdoor niet lezen. Daarom is het belangrijk dat organisaties toegankelijke pdf’s maken en kijken of het noodzakelijk is om informatie via een pdf te verspreiden.
Pdf's zijn niet voor iedereen standaard toegankelijk
Een pdf moet net als een website of app voldoen aan de WCAG 2.1. Dit is wettelijk verplicht voor alle (semi-)overheidsinstanties. Een niet-toegankelijke pdf zorgt er onder andere voor dat iemand die afhankelijk is van een screenreader het bestand niet kan lezen. Ook zijn er speciale pdf readers voor mensen met slecht zicht. Maar als een pdf niet toegankelijk is kan zo’n pdf-reader de informatie in het bestand niet (goed) tonen.
Omdat niet iedereen een niet-toegankelijke pdf kan lezen is dit ook voor organisaties buiten de overheid een belangrijk onderwerp, zoals voor de zorg en het onderwijs. Informatie voor lessen of een medische ingreep moet voor iedereen, ongeacht eventuele beperking, bruikbaar zijn en dat lukt niet als het alleen beschikbaar is in een niet-toegankelijke pdf.
Gebruik alternatieve formaten in plaats van pdf
Wanneer wel en niet een (toegankelijke) pdf?
Ondanks dat er veel bestanden zijn waar je beter geen (toegankelijke) pdf van kan maken, zijn er toch bestanden waarbij dat wel een goede optie is. Grote documenten waarvan de inhoud vast staat zijn erg geschikt om een toegankelijke pdf van te maken. Denk bijvoorbeeld aan:
- Jaarverslagen
- Onderzoeksrapporten
- Handleidingen
- Certificaten
Wanneer je een bestand in de komende tijd nog gaat aanpassen, zoals een inventaris of overzicht, kan je hier beter geen (toegankelijke) pdf van maken. Bij het aanpassen van de content van een al toegankelijke pdf, kunnen er namelijk problemen ontstaan in de codelaag van het bestand. Je kunt bijvoorbeeld tekst in de pdf plaatsen wat niet de juiste code bevat. Ook komt het voor dat door de inhoud van de pdf aan te passen je per ongeluk de hele codelaag van het bestand kapotmaakt. Dan heb je zonder het door te hebben je pdf ontoegankelijk gemaakt.
Op weg naar toegankelijke pdf’s
Als je binnen jouw organisatie wilt beginnen om jullie pdf’s toegankelijk te maken kan het best lastig zijn om te beginnen. Want waar begin je als jullie honderden pdf’s hebben?
- Maak als eerst een plan voor alle nieuwe bestanden die jullie online gaan publiceren. Beperk het aantal nieuwe pdf’s dat jullie creëren en gebruik zoveel mogelijk alternatieven. Zorg ervoor dat pdf’s die wel worden gemaakt toegankelijk zijn.
- Inventariseer daarna al jullie bestaande pdf’s. Bekijk onder andere welke bestanden veel worden gedownload en welke nog relevant zijn. Als je een overzicht daarvan hebt, kun je kijken welke bestanden geschikt zijn om toegankelijk te maken. Geef bijvoorbeeld prioriteit aan pdf’s die veel worden gedownload.
- Als je weet welke pdf’s je toegankelijk wilt maken ga je aan de slag met het echte werk! Je kan zelf de bestanden repareren of de hulp inschakelen van een gespecialiseerd bedrijf zoals Swink.
Meer weten over toegankelijke pdf’s? In ons dossier toegankelijke pdf’s vind je al onze blogs in een handig overzicht!
Blijf op de hoogte van toegankelijkheid nieuws en trends.
