Waarom een digitaal toegankelijke organisatie begint bij pdf’s
Digitale toegankelijkheid raakt de hele organisatie en is daarom vooral een organisatievraagstuk. Maar hoe pak je zoiets groots aan? Het aanpakken van de stroom van ontoegankelijke pdf’s is een goed startpunt. Corinne van den Heuvel is aan Swink verbonden als consultant digitale toegankelijkheid. Ze vertelt hoe zij zulke trajecten vormgeeft bij grote overheidsorganisaties.
Het pdf-vraagstuk als basis voor digitale toegankelijkheid
Binnen alle (overheids)organisaties worden veel pdf-documenten gemaakt en gebruikt. Vaak zijn die niet toegankelijk. Dit veranderen is een van de grootste uitdagingen bij het digitaal toegankelijk worden als organisatie. “Het pdf-vraagstuk raakt veel rondom het borgen van digitale toegankelijkheid in de organisatie. In je toegankelijkheidsverklaring moet je namelijk uitleggen welke maatregelen je neemt op het gebied van ontoegankelijke pdf’s en wat de status is. Dan ontkom je er niet aan om daarbij de huisstijl, processen, beleid en andere gerelateerde zaken te benoemen en mee te nemen,” vertelt Corinne.
Door aan de slag te gaan met het pdf-vraagstuk, maak je dus een goede start met digitale toegankelijkheid. Maar hoe pak je dit aan? “Het begint met zorgen dat de juiste personen aan tafel zitten. Vervolgens gaan we kijken wat het ambitieniveau van de organisatie is. Gaan we bijvoorbeeld voor html first, een toegankelijke of een zo goed mogelijke pdf of helemaal geen pdf’s meer? Hoe snel wil de organisatie een A-status? Een lastig proces en soms niet in beton gegoten. Maar wel nodig om een uitgangspositie te hebben. Van daaruit gaan we aan de slag.”
Wie betrek je bij het proces naar toegankelijkheid?
Bij zo’n traject is het belangrijk dat er een verantwoordelijke is. Iemand die beslissingen kan nemen en begrijpt waarom toegankelijkheid belangrijk is. “Het helpt heel veel om hiervoor een projectleider op het project te zetten. Nog beter is het als er binnen de organisatie een adviseur digitale toegankelijkheid komt. In kleinere organisatie kan dat een parttime functie zijn, in grotere organisaties raden we een fulltime functie aan. Digitale toegankelijkheid is namelijk een langdurig proces waar je dagelijks mee bezig moet zijn. Als de juiste personen zijn betrokken, kun je die gedurende het traject steeds meer kennis op laten doen, zodat ze het verder intern kunnen gaan uitdragen.”
Bepaal je doel en pak het stap voor stap aan
Het ambitieniveau is belangrijk, maar het kan lastig zijn om dat te bepalen als er nog onvoldoende kennis is. Corinne: “Toch is het belangrijk om hier het gesprek over te voeren. Soms willen organisaties teveel of willen ze juist gewoon pdf’s blijven publiceren. Daarom moet je samen bepalen welke mogelijkheden er zijn. Bij deze gesprekken geef ik ook mee dat ze als eerste moeten zorgen dat de aanwas van nieuwe ontoegankelijke pdf’s wordt gestopt. Anders is het dweilen met de kraan open.”
De volgende stap is om daadwerkelijk met het vraagstuk aan de slag te gaan. “Je begint met te kijken hoe de stroom van pdf’s eruitziet. Bij overheidsorganisaties is de Wet open overheid (WOO) een mogelijk haakje om te bepalen welke documenten en daaraan gekoppelde systemen er zijn. Vervolgens kun je terugwerken naar welke processen daarbij horen. Je hebt altijd wel een soort bulktraject wat je als eerste kunt oppakken.”
Het klinkt allemaal groot en ingewikkeld en organisaties komen voor verschillende uitdagingen te staan. Daarom raadt Corinne aan om het proces in kleine stappen op te delen. “Je gaat dit niet in een keer oplossen. Breng daarom focus aan en bepaal wat je wilt aanpakken. Vaak zit daar een team aan gekoppeld of zijn er enthousiaste mensen die je kunt betrekken of schakel een externe hulplijn in. Mijn rol zit vooral in dit gedeelte, namelijk hoe ga je het aanpakken. Samen maken we voor al deze stappen een plan van aanpak. Als dat is goedgekeurd, gaan we door met de vervolgstap.”
Er is geen one size fits all
Hoe de aanpak voor digitale toegankelijkheid eruit ziet, verschilt per organisatie. Lees bijvoorbeeld hoe provincie Zuid-Holland en provincie Noord-Brabant dat hebben ingevuld. Als je de focus legt op pdf’s, kun je bijvoorbeeld kijken naar sjablonen die hiervoor worden gebruikt. “Je moet vaak ook naar de huisstijl kijken wanneer die sjablonen niet voldoen. Dan ga je de afdeling communicatie erbij betrekken. Als dat geïnventariseerd is, komt vaak de vraag: hoe moet het dan anders en wat moeten we dan gaan aanpassen? Dat kost veel tijd, want dan heb je het over interne bewustwording en mensen opleiden en begeleiden. Misschien moet je wel leveranciersgesprekken gaan voeren vanwege systemen die pdf’s genereren. Zoek elkaar hierbij op, want je kunt zo’n gesprek beter samen met een aantal gemeenten of provincies aangaan.”
Een andere mogelijkheid is dat je als organisatie focust op een kleiner proces en dat je alles wat je moet publiceren toegankelijk laat maken. “Bijvoorbeeld door een bureau of specialisten die intern worden getraind. Bij iedere stroom van pdf’s binnen de organisatie kan dus een andere keuze gemaakt worden.”
Het aanpakken van ontoegankelijke pdf’s is landelijk nog steeds een uitdaging. “We stoppen die stroom van pdf’s namelijk niet zomaar en dat hoeft ook niet altijd, als ze maar toegankelijk zijn. Je merkt dat er nu wel stappen gezet worden, maar dé oplossing is er nog niet. Ook daarom is digitale toegankelijkheid een continu proces zonder einddatum. Of het nu gaat om bewustwording, interne borging of pdf’s; digitale toegankelijkheid heeft voortdurend aandacht nodig. Alleen op die manier kun je er als organisatie écht voor iedereen zijn.”
Blijf op de hoogte van toegankelijkheid nieuws en trends.
