Hoe doen zij dat? Digitale toegankelijk­heid bij de provincie Zuid-Holland

In deze reeks nemen wij een kijkje bij verschillende organisaties. Hoe werken zij aan digitale toegankelijk­heid? Wat kan er beter en wat gaat er al heel goed? In dit artikel praten we met Carlos Santos over hoe je digitale toegankelijk­heid organiseert en verankert.

Net als veel andere overheden en organisaties wilde (en moest) de provincie Zuid-Holland aan de slag met digitale toegankelijk­heid. De reden was duidelijk: voldoen aan de wettelijke vereisten die voor overheden gelden. Als projectleider bij de afdeling I&A (Informatisering en Automatisering) kreeg Carlos eind 2021 de vraag: ‘Kun je hier een project van maken?’ “Nadat ik erover na had gedacht was mijn antwoord ‘nee’”, vertelt hij. “Digitale toegankelijk­heid is namelijk zo breed. Het heeft te maken met wetgeving, processen, kennis, tooling en techniek. Het raakt de hele organisatie; zowel in de uitvoering als in de ‘mindset’. Het is iets van de lange adem, en heeft niet echt de kenmerken van een project, waarbij je vooraf weet wat je gaat opleveren. Je hebt geen vast tijdpad of ijkpunt waar je naartoe kunt werken.”

Quick wins

Toch startte hij zoals hij een klassiek project zou aanpakken. “Ik stelde een team samen en maakte een Project Initiatief Document (PID). De insteek was: laten we het maar gewoon gaan doen.” Omdat er geen vastomlijnde scope was, deelde Carlos de werkzaamheden in tijdsperiodes in. “De eerste fase was: inventariseren wat er op korte en langere termijn moet gebeuren, de tweede fase zou worden ingevuld op basis van de eerste fase en daar konden we quick wins doorvoeren en in de derde fase de complexere zaken. Per fase zouden we bepalen wat er nodig was om te doen.”

Het team dat aan de slag ging was behoorlijk breed en bestond uit verschillende expertises: webbeheer, communicatie, juridische zaken, archiefbeheer, recordmanagement, een analist, een architect en iemand van het team Informatiebeveiliging. Carlos: “Zo waren alle relevante specialisten en afdelingen vanaf het begin betrokken. Vanuit deze brede groep zijn we inmiddels met een kerngroep overgebleven. Die bestaat uit drie communicatieadviseurs: een voor interne communicatie, een voor het toegankelijk maken van audiovisuele content en een voor toegankelijk­e pdf’s.”

Proportionaliteitsbeginsel

En vooral dat laatste onderdeel was, zoals voor veel organisaties bekend, de grootste kluif. Wat doe je met al die duizenden pdf-bestanden op je website? “Een business analist heeft ons geholpen met het maken van een analyse: wie is waar verantwoordelijk voor? En waar zou je dingen kunnen borgen? Iemand van juridische zaken keek vervolgens naar wat er precies wettelijk vereist was en waar we aan moesten voldoen. Daar kwam het advies uit het proportionaliteitsbeginsel toe te passen: wat levert het op ten opzichte van de moeite die je moet doen? Op basis daarvan zijn we begonnen met de documenten die het meest gebruikt worden. We hebben gekeken welke afdeling de meeste documenten verwerkt. Dat bleek de afdeling GS-ondersteuning. Daar zijn we mee verder gegaan. We maakten een lijst van meestgebruikte pdf’s en de tien meestgebruikte sjablonen. Een expert van de tool Smartdocuments hielp mee om de sjablonen aan te pakken, want dat is specialistisch werk. Intern hielpen twee beheerders van deze applicatie mee, en daarnaast een extern bureau om ons te adviseren. Zij hielpen ons met vragen als: hoe maak je een pdf toegankelijk, aan welke eisen moet een pdf voldoen en is dit de juiste aanpak? Zo gingen we aan de slag met technische wijzigingen, programmeren, aanpassingen in de vormgeving, testen en finetunen. Met als resultaat dat de meestgebruikte sjablonen binnen een jaar waren aangepast.”

De volgende stap was het webteam, vertelt Carlos. “Zij krijgen pdf’s aangeboden om te publiceren. Dus zij moeten bekwaam zijn om te toetsen of de pdf’s voldoen of niet. En we sluiten aan bij het WOO-team, dat ervoor moet zorgen dat nog meer overheidsinformatie openbaar wordt gemaakt. Daarbij zie je een verschuiving van pdf’s naar Microsoft Office, Word. We willen zorgen dat een document al vanaf het opstellen ervan zo goed mogelijk toegankelijk is. In april zijn we gestart met de eerste trainingen. Het idee is om per team ‘ambassadeurs’ op te leiden die weten hoe ze Word-documenten moeten structureren zodat ze voldoen aan de toegankelijk­heidseisen. Doel is ook om de toegankelijk­heidscriteria op te nemen in onze standaard Officetrainingen. Die worden in huis gegeven door gecertificeerde trainers. P&O is daarnaast bezig om digitale toegankelijk­heid onderdeel te maken van het traject voor nieuwe medewerkers. We willen alle medewerkers bij het in dienst treden bewust maken van het belang van digitale toegankelijk­heid. Een andere mijlpaal is het feit dat we digitale toegankelijk­heid nu als vereiste hebben opgenomen bij aanbestedingen voor software. En het staat straks ook in onze algemene inkoopvoorwaarden; dat geldt overigens voor alle provincies. De fase waarin we nu zitten is misschien wel de lastigste: de organisatorische borging. We hebben nog geen toegankelijk­heidsofficer of een ander team dat digitale toegankelijk­heid bewaakt en stimuleert. Bij de zoektocht naar eigenaarschap en borging zoeken we aansluiting bij andere teams die zich bezig houden met Wet Open Overheid en Wet Digitale Overheid.”

Focus aanbrengen met de juiste mensen

“Het succes van onze aanpak zit hem in de focus die we aanbrengen”, aldus Carlos. “We komen wekelijks bij elkaar en houden elkaar scherp. Er zit energie op. Digitale toegankelijk­heid is een grote wolk, de kracht zit hem in het klein maken, focus aanbrengen met de juiste mensen en beetje bij beetje de juiste resultaten behalen. Dan wordt zichtbaar dat er dingen zijn bereikt en daarvan worden anderen weer enthousiast. Zo hopen we dat het zich als een olievlek verspreidt. We delen onze successen daarom bewust: we plaatsen berichten op intranet, maken podcasts en hebben een miniconferentie georganiseerd met Vincent Bijlo, de blinde cabaretier. Hij liet zien wat hij in het dagelijks leven tegenkwam aan toegankelijk­heid. In juni organiseren we intern een markt; daar gaan we als team vertellen wat we doen. Ik vergelijk digitale toegankelijk­heid weleens met digitale veiligheid en privacy. Daarover was tien jaar geleden ook de teneur: het is vervelend en maakt ons werk moeilijk. Niemand had er zin in, maar uiteindelijk is er een hele organisatie omheen gebouwd en zit het in ons DNA. Ik hoop dat we over tien jaar kunnen zeggen dat digitale toegankelijk­heid zo’n zelfde traject heeft doorlopen. Ik heb er vertrouwen in dat dat gaat lukken. De frustraties die we nu soms hebben; over tien jaar lachen we er hopelijk om!”

Welke tips heb je voor andere organisaties?

“Laat je niet ontmoedigen als dingen nog niet helemaal duidelijk zijn. Applicaties moeten toegankelijk zijn, maar ga jij Microsoft bellen? Focus je op wat haalbaar is. Pak het beetje bij beetje op en maak het overzichtelijk. Blijf de focus houden. Het is verleidelijk om het groot te maken. En wees niet bang om extern advies te vragen; je kunt niet alles zelf. Tot slot: heb geduld. Ik dacht: ‘tien sjablonen aanpassen, dat doen we wel even in een maandje’, maar dat is echt lastig. Je loopt tegen dingen aan zoals vormgeving en huisstijl. Het duurt langer dan je verwacht. Maar houd hoop: uiteindelijk lukt het wel!”

Blijf op de hoogte van toegankelijk­heid nieuws en trends.

Meld je aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief