• gepubliceerd
  • leestijd
    ± 4 minuten

Weg met handleidingen

Van nature ben je gewend om te werken met digitale of papieren handleidingen. Maar wist je dat soms ‘the real deal’ in het programma zien handig kan zijn?

Van nature ben je gewend om te werken met digitale of papieren handleidingen. Maar wist je dat soms ‘the real deal’ in het programmazienhoe de basis eruitziet ook zo zijn voordelen heeft om het systeem te leren kennen? Vincent beschrijft hoe hij dit tijdens het maken een instructiemodule voor Moodleervoer.

handleidingen

Werken via een handleiding

In de basis was ik gewend om te werken via een handleiding in bijvoorbeeld een Word-document. Dan werk je met een legenda en heb je per onderwerp een los hoofdstuk. Op die manier leer je een CMS of LMS kennen omdat je de handleiding ernaast kunt houden. Het is vaak overzichte­lijk ingedeeld, maar omdat het per hoofdstuk los verdeeld is verlies je het geheel uit het oog.

CMS of LMS versus een handleiding

Een Content Management Systeem of Leer Management Systeem bestaat uit vele kleine onderdelen die allemaal met elkaar verbonden zijn. Al die radertjes bepalen hoe het systeem in elkaar zit. In een handleiding gaat het daarom ook vaak heel specifiek over al die losse stukjes. Verbanden leggen tussen de verschillende items kan dan soms lastig werken. Je moet het echt voor je zien om te weten hoe iets werkt en vooral hoe iets niet werkt. Op die manier blijft het in veel gevallen het beste hangen. Zo herken je ook bugs. Programmeurs kunnen deze bugs verhelpen. Dat zorgt ervoor dat het systeem over de langere termijn ook stabieler kan draaien.

Kun je een basispagina tijdens regulier helpdeskwerk inzetten?

Zeker! Stel een gebruiker meldt een issue. Jij kunt dan makke­lijk even een kopie maken van een van de standaarden om te kijken of jij het zelf kunt reproduceren. Het kan ook zijn dat jij door te puzzelen dan bedenkt dat de fout van de gebruiker dieper zit en dat je er richting een latere release van het systeem een oplossing voor moet vinden.

Het CMS of LMS zelf als handleiding

Als je al toegang hebt tot het systeem zelf is het ideaal om dat als uitvalsbasis te gebruiken. Wat je dan kunt doen is een ‘dummy’ module/ site bouwen die alle onderdelen bevat die de gemiddelde collega’s gaat gebruiken. Wanneer een nieuwe collega dan het systeem leert kennen kun je voor specifieke situaties verwijzen naar een onderdeel in die bestaande module. Hoe makke­lijk is dat!

Dat laatste heb ik tijdens mijn laatste opleiding gedaan. Wij bouwen veel modules in Moodle. Dan is het handig om het systeem door en door te kennen. Niet alleen omdat de kans er is dat nieuwe collega’s het gaan gebruiken maar ook zéker omdat ik tijdens de reguliere helpdeskwerkzaamheden vragen gerelateerd aan het systeem kan krijgen. Wanneer je de onderdelen goed kent kun je dan ook sneller herkennen waar het fout is gegaan bij de gebruiker. Op die manier is het soms sneller moge­lijk een oplossing te bedenken.

Door te doen leer je het beter

Stel je een nieuwe webredacteur voor. Het kan zijn dat hij/zij een bepaalde site bij moet gaan houden. Dan is het handig om te weten hoe de structuur van pagina’s in elkaar zitten. Je leert dat ook tijdens een training maar dat blijft niet altijd helemaal hangen. Wanneer je een testsite hebt waarop je even terug kunt kijken is dat vaak sneller duide­lijk voor mensen.

Zo’n testsite kun je per afdeling of zelfs per team maken. Er zit geen limiet aan als je veel gevarieerde websites hebt. Een handleiding is het risico vaak toch dat je uitgaat van een functie of een standaard soort pagina.

Hoe kun je makke­lijker opschalen?

Stel je hebt een project waar opeens de hoeveelheid medewerkers die eraan werken omhoog moeten om een deadline te halen. Hoe kun je dan makke­lijk opschalen? Doordat je een dummy pagina/ module hebt kun je heel specifiek die nieuwe projectdeelnemer zich laten richten op 1 puzzelstuk. Daardoor kun je ook als er tijdsdruk op staat vlot het aantal FTE opschroeven zonder dat mensen het totale systeem moeten leren kennen. Je kunt dan dus heel efficiënt qua tijd iemand inzetten.

Heeft een handleiding ernaast dan nog nut?

Van de handleiding kun je een soort bronnenlijst maken. Hier verwijs je dan via externe linkjes naar de specifieke onderdelen in het LMS of CMS. Je kunt daarmee ook een meer algemene handleiding hebben die toch niet enorm groot wordt door de hoeveelheid afbeeldingen of pagina’s. Hierdoor wordt het overzichte­lijker en vinden je medewerkers vlotter het item dat zij nodig hebben.

Kunnen jullie daarbij helpen als contentbeheer?

Uiteraard. Wij kunnen adviseren wat een logische indeling zou zijn, maar ook eventueel als moge­lijk in overleg de pagina’s inrichten. Door een goede communicatie kunnen wij ook meedenken aan verbeteringen. Niet alleen voor de ‘dummies’ maar ook als wij zien dat eventueel zaken beter kunnen in het systeem. Het beste leer je de zaken kennen door te doen. Alleen dan zie je echt waar een eventuele hick up in het gebruik zich kan bevinden.

Wat is Content Management precies bij ons?