Hoe doen zij dat? Digitale toegankelijk­heid bij de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR)

Het pad naar een digitaal toegankelijk­e organisatie ziet er op papier voor elke organisatie vergelijkbaar uit. Toch variëren in de praktijk de processen, uitdagingen en lessen bij organisaties. Daarom is het interessant om te zien hoe verschillende organisaties digitale toegankelijk­heid vormgeven.

In deze reeks nemen wij een kijkje bij verschillende organisaties. Hoe werken zij aan digitale toegankelijk­heid? Wat kan er beter en wat gaat er al heel goed? In dit artikel praten we met Nicole Groen, business consultant Marketing & Communicatie bij de Erasmus Universiteit Rotterdam.

Toen de EUR in 2018 overstapte op een nieuw CMS, stond accessibility, oftewel digitale toegankelijk­heid, vanaf het begin hoog in het vaandel, vertelt Nicole. “Omdat we als universiteit toegankelijk­heid in brede zin belangrijk vinden, zowel fysieke als digitale. We willen dat iedereen onze informatie kan lezen en gebruiken, en willen niemand uitsluiten.” De EUR wil net als veel andere organisaties voldoen aan de wereldwijd geldende WCAG-richtlijnen waarin de digitale toegankelijk­heidseisen zijn opgenomen. “In het ontwikkeltraject van het nieuwe CMS voor onze website en intranet lieten we een blinde testpersoon meekijken. Dat was voor het hele ontwikkelteam een eyeopener. Je realiseert je normaal gesproken niet waar zo iemand tegenaan loopt. Sinds dat moment is toegankelijk­heid altijd een aandachtspunt gebleven. Elke twee weken worden nieuwe functionaliteiten aan de website opgeleverd, en nog altijd houden we er rekening mee dat wat we opleveren toegankelijk is.”

Ingebouwde accessibility-module

Dat betekent niet dat álles toegankelijk is, geeft Nicole toe. Het gaat in eerste instantie vooral om technische toegankelijk­heid. Redactioneel is er nog een slag te slaan. “Onze pdf’s en video’s zijn nog grotendeels ontoegankelijk. Dat is ook niet van de een op de andere dag gerealiseerd.” Zeker niet met de 200 redacteuren die de universiteit rijk is. Allemaal kunnen zij content op de website plaatsen. “Het is ondoenlijk om ze allemaal tegelijk te bereiken. Er is ook geen controle voordat de content gepubliceerd wordt. Wat meer houvast zal gaan geven is de ingebouwde accessibility-module in Drupal, waarmee redacteuren direct een seintje krijgen als iets niet toegankelijk is. Die module ben ik op dit moment aan het testen.”

Daarnaast is Nicole aan het verkennen hoe ze trainingen kan opzetten voor de redacteuren. Die moeten bewustzijn creëren en praktische handvatten geven. “Bijvoorbeeld een top 10 of -20 van meest voorkomende aandachtspunten. Het zijn vaak kleine dingen die de site een stuk toegankelijk­er kunnen maken. Zoals styling in teksten en tabellen. Of geen Nederlandse teksten op onze Engelstalige pagina’s en andersom.” De resultaten van de toegankelijk­heidsaudit die Swink voor de EUR uitvoerde werden al eerder met de redacteuren gedeeld. “Eind dit jaar laten we een nieuwe audit uitvoeren. Met de resultaten gaan we volgend jaar aan de slag. Dat zal vooral op het gebied van pdf’s en video’s zijn, verwacht ik.”

Toegankelijk­heid bij externe leveranciers is een taai proces

Een ander aandachtspunt zijn de externe leveranciers, vertelt Nicole. “Voor functionaliteiten die we van hen afnemen is het lastig om te zorgen dat alles toegankelijk is. Het is een taai proces. Vanuit Marketing & Communicatie zijn we niet altijd eigenaar van de functionaliteit. Het kost energie om de controle te organiseren binnen de organisatie. Voor bepaalde functionaliteiten proberen we oplossingen te vinden die wel accessible zijn.” Voor nieuwe functionaliteiten is het wel duidelijk: die moeten voldoen aan de huisstijl en WCAG-richtlijnen. Nicole: “Soms keur ik echt iets af. Hoe graag iemand het ook wil. Interactieve video’s (waarvan de afspeelknop niet toegankelijk is met een toetsenbord of schermlezer) bijvoorbeeld, dat kan helaas niet. Dan krijg je soms te maken met weerstand, mensen die zeggen dat we ‘ook nooit iets nieuws kunnen doen’. Ik snap dat het vervelend is als je een mooie tool hebt gezien, maar ik moet duidelijk zijn over wat niet kan. Soms laten mensen buiten mijn gezichtsveld iets ontwikkelen. Of moeten ze als het budget al op is nog een ‘rondje accessibility’ doen. Mensen realiseren zich vaak niet wat erbij komt kijken. Ze zeggen soms: ‘Blinde mensen hebben daar toch speciale tools voor?’. Maar toegankelijk­heid is breder dan dat. Bovendien kunnen de screenreaders of brailleleesregels niet alles toegankelijk maken. Ik probeer collega’s bewust te maken dat er vaak meer mensen zijn dat ze denken die behoefte hebben aan toegankelijk­e webcontent.”

Tanden zetten in de contentkant

Ook voor Nicole en haar team zelf is het niet altijd even makkelijke materie. “Ik vind het zelf ook vaak taaie stof. Je krijgt een scanresultaat opgeleverd met punten die niet voldoen, en moet daar vervolgens zelf mee aan de slag. De vertaling maken naar ‘hoe dan wel’ is vaak een puzzel.”

Maar boven alles is Nicole trots op wat ze met haar team al heeft neergezet. “Ik vind het fijn dat het technische team toegankelijk­heid in scope heeft, dat ze ernaar kijken bij het testen en dat we veel strikter zijn op nieuwe functionaliteiten van derden. Zo blijft onze kwaliteit hoog.”

Volgend jaar gaat het team volgens Nicole ‘de tanden zetten in de contentkant’. “Dat wordt een mooie uitdaging. Bewustwording, plannen maken met experts, de accessibility-module inrichten en de pdf’s en video’s aanpakken. Onze eerste exercitie wordt het opschonen van de bestaande content. Waarschijnlijk kan er veel weg. We gaan kritisch bekijken of een pdf moet blijven of dat er een webpagina van gemaakt kan worden. Dat laatste is ook beter voor de indexatie van je pagina. We doen het stap voor stap, en we houden in de gaten hoe het bevalt bij de redacteuren.”

Voor andere organisaties die aan de slag gaan met toegankelijk­heid heeft Nicole de volgende tips: “Zorg dat het in beleid is vastgelegd. Beschrijf waar nieuwe functionaliteiten aan moeten voldoen. Zo kun je daar altijd op teruggrijpen. En faciliteer een bewustwordingsproces in de organisatie. Neem mensen mee: ‘voor wie doe je dit?’ en ‘wat betekent het allemaal?’. Het is een investering, maar het is goedkoper om toegankelijk­heid vanaf het begin mee te nemen, dan achteraf toe te voegen.”

Blijf op de hoogte van toegankelijk­heid nieuws en trends.

Meld je aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief