Ultiem ontprikkelen: zo doe ik dat

Meer verantwoordelijkheden is ook meer drukte in mijn hoofd

De laatste tijd heb ik bij een klant wat meer verantwoordelijkheid. Naast dat ik zelf aan de opdracht werk, moet ik ook zorgen dat er genoeg werkvoorraad is en collega’s die hieraan meewerken uitleggen wat zij moeten doen. Daarnaast koppel ik aan de klant terug hoe het project loopt en waar wij tegenaan lopen. Dat zijn een hoop extra dingen die ik goed in de gaten moet houden. Hierdoor moet ik veel schakelen, wat me extra focus en energie kost.

Overzicht behouden

Bij deze opdracht is het belangrijk dat ik weet hoe groot de werkvoorraad is. Dat is uitdagend, want hiervoor moet je in kunnen schatten hoeveel tijd bepaalde taken kosten. Dat is niet altijd makkelijk, omdat binnen specifieke taken veel variatie zit qua hoeveelheid werk. Ik moet altijd proberen een paar stappen vooruit te denken: ‘als dit het tempo is, wanneer moet ik dan aan de bel trekken bij de klant?’ Ook dat kost veel focus, omdat ik goed moet bijhouden hoe ver de collega’s nu zijn gevorderd met de beschikbare taken. Dat geeft extra druk maar is ook een mooie uitdaging, omdat ik hierdoor leer om meer overzicht te houden en daardoor zelf structuur aan te brengen die voor mij werkt.

Ontprikkelen als doel

Bij zo’n nieuwe klus en rol duurt het even voor ik een goede manier heb gevonden die voor mij werkt. Je kunt niet aan micromanagement doen, want daar is geen tijd voor. Daarnaast zorgt dat ervoor dat ik enorm overprikkeld raak en nog minder goed functioneer. Niet handig als mensen afhankelijk zijn van hoe jij de opdracht aanstuurt.

Op het werk heb ik inmiddels een aantal methodes gevonden die ervoor zorgen dat ik efficiënter kan werken:

• Ik vraag collega’s om de meeste zaken waar ze tegenaanlopen via een groepschat in Teams te bespreken. Dan kunnen zij het vaak onderling oplossen en hoef ik er niet tussen te zitten.
• Als iemand voor het eerst een bepaalde taak doet, doe ik even een steekproef of het goed gaat en laat ik het daarna los in mijn hoofd. Ik kan immers niet alles controleren en moet vertrouwen op de capaciteiten van mijn collega’s.

De rustigere fases gebruik ik om de volgende stappen voor te bereiden. Dan kan ik bijvoorbeeld vooruitplannen en uitleg of documentatie voor de volgende fases gereed maken.

De druk van de ketel halen

Al dat schakelen en overleggen kost mij best een berg energie. Gelukkig heb ik voor mijzelf daarin een ideale uitlaatklep gevonden. Aan het begin van de coronatijd ging ik voor het eerst naar Zwitserland. De bergen in vond ik altijd spannend, want redde ik mij daar wel alleen? Uiteindelijk bleek dat voor mij de ideale manier om te ontprikkelen. Op de achtergrond is er niets anders dan kabbelende beekjes, watervallen en vogels. Zo kan ik mijn verstand op nul zetten en puur alle frisse berglucht opsnuiven.

Het mooie is dat ik vroeger dacht altijd structuur nodig te hebben. Met als gevolg dat mijn vakanties bestonden uit sheets vol met ‘tijd x tot y ga ik daar en daar naartoe en moet ik exact die trein/bus nemen’. Dat zorgde ervoor dat ik het vooral daar druk mee had in plaats van te ontprikkelen.
Na zo’n ultieme breinontspanning vakantie in een rustige bergomgeving, merk ik dat ik op kantoor vlotter weer in de schakelstand verder kan. Daardoor gaat het overzicht houden tussen die verschillende taken en processen weer soepeler.

Zulke stappen mogen maken in mijn professionele ontwikkeling en daarnaast ook privé de ruimte krijgen, is voor mij een combinatie die nu heel goed werkt om overprikkeling (zoveel mogelijk) onder controle te houden.