5 pdf toegankelijkheidsproblemen die kostbaar zijn om te herstellen
In een eerder blog besprak mijn collega Kaylee al hoe je zelf pdf’s toegankelijker kunt maken. Mijn collega’s en ik maken dagelijks pdf’s toegankelijk, waardoor we een goed beeld hebben van wat erbij komt kijken. Het ene pdf-document is veel lastiger en tijdrovender om toegankelijk te maken dan het andere. Welke aspecten kunnen dit lastig maken? Wat maakt pdf’s toegankelijk maken vaak tijdrovend en daardoor kostbaar? In dit blog leg ik het je uit en laat ik zien hoe je dit kunt voorkomen.
Waarom zijn tabellen in pdf’s lastig toegankelijk te maken?
Een tabel bestaat uit rijen en kolommen. Dat klinkt niet ingewikkeld. Toch komt er het nodige bij kijken om ze toegankelijk te maken. Je moet namelijk verbanden duidelijk maken voor iemand die de tabel niet kan zien. Iedere cel moet gekoppeld zijn aan een heading (kopje), zodat duidelijk is waar die bij hoort. Als het een grote tabel is, moeten dus veel cellen handmatig worden gekoppeld. Stel je hebt een tabel met 100 cellen, dan betekent dat je meer dan 100x handmatig dezelfde acties moet uitvoeren om hem toegankelijk te maken. Daarom is het een flinke klus om een tabel achteraf toegankelijk te maken. Maar het is wel noodzakelijk om dit te doen, want anders weten mensen die een schermlezer gebruiken niet hoe de tabel in elkaar zit.
Wat maakt een pdf-formulier ingewikkeld voor toegankelijkheid?
- Soms is niet duidelijk wat er exact ingevuld moet worden bij een invoerveld. Bestaat hij uit meerdere regels en wat moet men dan op die regels invoeren. Als je bijvoorbeeld van iemand datums wil hebben is het handig om deze op te splitsen in een start en einddatum en niet in 1 invoerveld.
- Onjuiste hiërarchie van de kopjes (kop 1, 2, 3 worden door elkaar gebruikt),
- Veel vervuiling in de tags (bijvoorbeeld teveel witregels of spaties).
Als je een formulier toegankelijk gaat maken, weet je nooit hoe erg de chaos is qua tags tot je de code bekijkt. Vaak is de beste oplossing om ‘schoon’ te beginnen met de taglijst. Bestaande tags corrigeren kan namelijk voor een kettingreactie zorgen, waardoor de rest van het formulier niet meer de juiste structuur heeft. Zowel visueel als qua code voor toegankelijkheid kunnen dan problemen ontstaan.
Toegankelijkheidsuitdagingen bij pdf-bestanden met infographics
Een pdf-bestand dat alleen bestaat uit een infographic vraagt om een heel andere aanpak om toegankelijk te maken. In een infographic wordt namelijk informatie op een visuele manier getoond. Voor toegankelijkheid moet je ervoor zorgen dat in de onderliggende code beschreven staat wat er gebeurt in de infographic. Iemand met een visuele beperking kan tenslotte niet zien welke verbanden er in de infographic worden getoond. Vaak komt dat er dus op neer dat je één of meerdere pagina’s met tekst toevoegt, waarin je vermeldt dat ‘in tabel X met kopje Y te zien is dat er een stijging is van Z’.
Daarnaast is onvoldoende contrast in infographics vaak moeilijk om op te lossen. Dat kan alleen worden gecorrigeerd door het originele bestand waar de pdf van is gemaakt aan te passen. Daar hebben wij als externe organisatie vaak geen toegang toe. Bovendien zijn we geen grafisch ontwerpers, dus we laten zulke aanpassingen het liefst door de oorspronkelijke vormgever doen.
Huisstijlkleuren kunnen ook toegankelijkheidsproblemen geven
Veel grote organisaties hebben hun eigen huisstijlen met specifieke kleuren. We zien dat dit soms voor contrastproblemen zorgt. Vaak mag er in die gevallen toch niet van de huisstijl af worden geweken. Wij koppelen dan terug aan de klant dat dit issue er is, maar het niet verholpen kan worden zonder de huisstijl aan te passen. Let er dus goed op dat je huisstijl niet voor toegankelijkheidsproblemen zorgt. Het is tenslotte zonde als je telkens dezelfde problemen moet (laten) oplossen in je documenten.
Afbeeldingen in pdf’s zorgen voor complexiteit
Pdf’s met veel afbeeldingen zijn soms een uitdaging. We kijken altijd of ze decoratief of zijn of echt iets inhoudelijks toevoegen. Inhoudelijke afbeeldingen geven we een alternatieve tekst als die er nog niet zijn. Zo is ook voor mensen met een visuele beperking duidelijk wat er wordt getoond.
Afbeeldingen zijn in de code van de pdf soms opgeknipt in veel kleine puzzelstukjes. Die fragmenten zorgen ervoor dat je veel codevervuiling krijgt. Voor ons betekent dit vaak veel werk op om dit op een nette manier te repareren. Daarom zorgen afbeeldingen in pdf’s vaak voor extra complexiteit bij het toegankelijk maken.
Hoe voorkom je veel tijdrovende toegankelijkheidsproblemen in je pdf’s?
Als je als organisatie veel pdf’s maakt is het verstandig om toegankelijke sjablonen aan te (laten) maken. Dat zijn basisbestanden die voldoen aan jouw huisstijl, maar tegelijkertijd ook toegankelijk zijn. Daarnaast kun je met deze tips veel reparatiewerk besparen:
- Gebruik niet te grote tabellen. Onderzoek bijvoorbeeld of je de tabel kunt opsplitsen in verschillende subtabellen of zorg er minimaal voor dat op iedere pagina de kopjes van de tabel zichtbaar zijn,
- Voorkom veel wisselingen tussen kleuren, vanwege het risico op contrastissues,
- Bekijk of afbeeldingen inhoudelijk iets toevoegen aan een pdf of dat het puur voor het visuele effect is, Vermijd zoveel mogelijk niet-informatieve afbeeldingen die alleen decoratief zijn. Die zorgen ook bij mensen zonder visuele beperking voor een minder overzichtelijke pdf.
- Zorg dat je informatie in je pdf niet alleen op een grafische manier deelt, maar ook tekstueel. Dat is vooral bij infographics belangrijk.
- Probeer bij formulieren te voorkomen dat je te veel invoervelden of knoppen hebt. Zorg er ten minste voor dat voor de gebruiker duidelijk is wat je verwacht qua invoer.
Lees ook Kaylee's tips over hoe je een pdf zelf toegankelijker maakt.
Blijf op de hoogte van toegankelijkheid nieuws en trends.
