Hoe maak je zelf pdf’s toegankelijker?
Wie een pdf toegankelijk wil maken heeft bepaalde kennis nodig: bijvoorbeeld hoe je een codelaag bewerkt of aan welke WCAG-eisen een pdf moet voldoen. Maar wat kan je zelf zonder deze kennis doen om jouw pdf’s toegankelijker te maken?
Een toegankelijke pdf bevat de juiste onderliggende codes en metadata. Om dit goed in te stellen moet je kennis hebben van pdf’s, WCAG en wat semantische tags zijn. Toch zijn er een aantal dingen die je zelf kan doen om jouw pdf’s toegankelijker te maken. Dat scheelt in tijd en geld wanneer je jouw pdf’s laat repareren!
1. Zorg voor een goed bronbestand
Een goed bronbestand legt de basis voor de toegankelijkheid van jouw pdf. Een bronbestand kan bijvoorbeeld het Word- of InDesign-document zijn waarmee de pdf is gemaakt. Als het bronbestand correct is opgemaakt kan de pdf sneller en makkelijker toegankelijk worden gemaakt.
In een goed opgemaakt bronbestand is gebruikgemaakt van de tools in het programma. Dit houdt in dat bijvoorbeeld lijsten zijn opgemaakt met de lijsttool en koppen zijn opgemaakt met een kopstijl. Tegenwoordig heb je in Word een toegankelijkheidscontrole. Hiermee kunnen sommige toegankelijkheidsproblemen in het bronbestand worden opgespoord.
Het is ook mogelijk om de metadata van jouw pdf al in te stellen in het Word-bestand. Bij de ‘Info’ in Word kan je het bestand een goede documenttitel meegeven, wat een belangrijk onderdeel is van een toegankelijke pdf. In Word kan ook de taalaanduiding van het document worden aangegeven. Al deze instellingen worden meegenomen wanneer je het bestand exporteert naar pdf.
2. Zorg dat jouw huisstijl en templates toegankelijk zijn
Wanneer je templates gebruikt om pdf’s mee te maken is de huisstijl van jouw organisatie waarschijnlijk toegepast op deze templates. Als de huisstijl niet toegankelijk is creëer je met de templates ontoegankelijke pdf’s. Zorg er daarom voor dat jouw huisstijl toegankelijk is, met kleuren die voldoende contrast hebben en dat logo’s alternatieve teksten hebben. Wanneer je zeker weet dat jouw huisstijl toegankelijk is pas je deze toe op de templates.
3. Maak gebruik van toegankelijke alternatieven voor grafieken en infographics
Staan er veel grafieken of infographics in jouw bestand? Dan is de kans groot dat deze niet toegankelijk zijn voor iedereen. In grafieken wordt informatie vaak door middel van kleur gekoppeld aan een legenda. Voor sommige mensen met kleurenblindheid is het niet mogelijk om kleuren van elkaar te onderscheiden. Hierdoor is de grafiek niet te lezen. Ook hebben de gebruikte kleuren in grafieken vaak een te laag contrast. Hierdoor is de grafiek niet te lezen voor iemand met slecht zicht.
Bij infographics wordt tekst vaak in een afbeelding weergeven. Deze tekst is niet beschikbaar voor mensen die de afbeelding niet kunnen zien en gebruikmaken van een screenreader. Het is mogelijk de infographic uit te leggen in de alternatieve tekst, maar het is beter om afbeeldingen geen lange alternatieve tekst te geven. Screenreadergebruikers kunnen namelijk niet navigeren door een alternatieve tekst. Ook is het niet mogelijk om semantische waarde, zoals kopstijlen, te geven aan een alternatieve tekst.
Om de informatie in de grafieken en infographics toch toegankelijk aan te bieden, kan je gebruikmaken van een toegankelijk alternatief. Gegevens in een grafiek kunnen in een (simpele) tabel worden geplaatst. Tabellen zijn namelijk makkelijker toegankelijk te maken dan grafieken. Bij infographics is een uitgeschreven tekst een goed toegankelijk alternatief. Zorg er hierbij voor dat alle tekst uit de infographic voorkomt in de uitgeschreven tekst.
4. Controleer jouw pdf voordat je hem toegankelijk laat maken
Wist je dat je jouw pdf automatisch kan laten controleren op toegankelijkheidsproblemen? De PDFchecker controleert jouw bestand op verschillende toegankelijkheidsproblemen. Ook krijg je advies over hoe je deze problemen kan oplossen.
Het is altijd handig om jouw bestanden te controleren voordat je deze volledig toegankelijk laat maken. Er kunnen namelijk nog toegankelijkheidsproblemen in het document staan die je eenvoudig zelf kan oplossen, zoals een kop die niet met een kopstijl is opgemaakt of een tekst met onvoldoende contrast.
Sneller en makkelijker toegankelijk
Met deze tips zorg je ervoor dat het makkelijker wordt om jouw pdf volledig toegankelijk te maken. Ook zal het proces sneller verlopen dan wanneer je een bestand aanlevert waarin nog niets aan toegankelijkheid is gedaan. Natuurlijk heb je nog steeds kennis nodig van pdf’s om een document volledig toegankelijk te kunnen maken, maar met deze tips is jouw pdf al stukken toegankelijker!
