Hoe doen zij dat? Digitale toegankelijkheid bij de KB
Rosemarie Pomp, coördinator digitale toegankelijkheid bij de KB in Den Haag, vertelt over digitale toegankelijkheid binnen de organisatie.
Het implementeren van digitale toegankelijkheid is een verandertraject dat de hele organisatie raakt. Dat brengt dus de nodige uitdagingen met zich mee. Het is daarom nuttig om de ervaringen van andere organisaties te benutten voor jouw eigen organisatie.
In deze reeks nemen wij een kijkje bij verschillende organisaties. Hoe werken zij aan digitale toegankelijkheid? Wat kan er beter en wat gaat er al heel goed? In dit artikel praten we met Rosemarie Pomp, coördinator digitale toegankelijkheid bij de KB in Den Haag.
Toevallig betrokken geraakt digitale toegankelijkheid
Rosemarie Pomp werkt al sinds 1985 bij de KB. In die jaren heeft ze verschillende rollen gehad. In 2018 raakte ze toevallig betrokken bij het onderwerp digitale toegankelijkheid. “De KB moest aan de slag met digitale toegankelijkheid. Er werden twee mensen van buitenaf ingehuurd om dat traject op te starten. Dat waren Iacobien Riezebosch en Bram Duvigneau, oprichters en eigenaren van Firm Ground. Zij kwamen in het begin voor een paar dagen per week naar de KB. Er was een projectondersteuner bij nodig. Dat leek me interessant om te doen. Vanaf dat moment ben ik meteen ook opgeleid door Iacobien en Bram tot coördinator digitale toegankelijkheid voor de KB,” vertelt Rosemarie.
De partner van Rosemarie heeft een fysieke beperking, waardoor zij ervaring heeft met de drempels die iemand met een beperking kan ervaren. Rosemarie: “Hoewel ik bij de KB bezig ben met digitale toegankelijkheid, maakt het ‘t wel makkelijker om je in te leven in de situatie van anderen als je dat in je privé leven ook al moet doen. Ik vind het heel belangrijk dat iedereen mee kan doen en dat niemand barrières ondervindt bij wat hij of zij wil ondernemen. Ik denk dat dit wel belangrijk is voor het hebben van zo’n rol.”
Beginnen met bewustwording en het verbeteren van de belangrijkste diensten
Vanaf het moment dat Rosemarie begon met haar opleidingstraject, is zij samen met Iacobien en Bram ook met het bewustwordingstraject aan de slag gegaan. Dit deden zij in de vorm van awareness sessies die Iacobien presenteerde, waaraan Rosemarie deelnam om te leren. Bovendien begonnen ze met het verbeteren van de belangrijkste diensten. Hiervoor zijn audits gedaan, waarna de betrokken medewerkers aan de slag gingen met verbeterpunten onder begeleiding van Firm Ground.
“Er werd ook een stuurgroep opgericht waar diverse mensen van de KB in zitting namen. Ik was daarin geïnstalleerd als secretaris. Ik bracht verslag uit van wat we aan het doen waren, maar het was nog allemaal op ad hoc basis. Zo zijn we ongeveer anderhalf jaar doorgegaan. De bemoeienis van Firm Ground werd naarmate ik zelfstandiger functioneerde steeds minder, maar ik heb tot op heden nog steeds contact met hen. Eind 2019 kwamen we op het idee dat we meer structuur moesten gaan aanbrengen in het geheel. Dat heeft geleid tot het opstellen van een plan van aanpak samen met mijn collega Heleen van Manen. Zij is beleidsadviseur en netwerkmanager Toegankelijkheid. Dat is door de directie goedgekeurd in het voorjaar van 2020.”
Vier trajecten naar digitale toegankelijkheid
Het plan van aanpak van Rosemarie en haar collega bevat vier trajecten. Het eerste traject is het awareness traject, wat ze wilden voortzetten. Het is namelijk de bedoeling dat uiteindelijk de hele KB aware is en weet wat toegankelijkheid is. Het tweede traject is het scholingstraject, waarvoor de KB Firm Ground heeft gecontracteerd. Bij het scholingstraject wordt gewerkt volgens het train-de-trainer principe. Per rol worden minimaal twee trainers opgeleid, die na een inwerkperiode de trainingen zelfstandig kunnen verzorgen. Het scholingstraject is inmiddels begonnen en is gericht op allerlei rollen binnen de KB. “De belangrijkste rollen binnen de KB gaan dit jaar getraind worden. Waarschijnlijk hebben we enige uitloop nodig. Het is de bedoeling om zoveel mogelijk kennis in huis te vergaren en te borgen, zodat de KB steeds minder afhankelijk wordt van externe partijen. Eerst zorgen we ervoor dat de collega’s aware zijn en dan mogen ze meedoen aan de training,“ legt Rosemarie uit. Het derde traject bestaat uit het toegankelijk maken van de diensten van de KB. Hier valt ook het auditen onder. Het vierde traject is de verantwoording over onze diensten door middel van toegankelijkheidsverklaringen.
Dit zijn de vier hoofdpijlers waar de KB op inzet. Zo wordt geprobeerd om meer structuur te brengen in het geheel en digitale toegankelijkheid te verankeren in alle facetten van de organisatie. Rosemarie: “Dat het een organisatie brede verantwoordelijkheid is, is me vooral door Iacobien heel goed ingeprent. Het is een heel verandertraject om dit voor elkaar te krijgen en dat kost tijd en moeite.”
De grootste uitdagingen
Een van de grootste uitdagingen in het proces is dat de KB meer dan 200 websites heeft. Hiervan zijn er ongeveer 100 eindgebruikersdiensten. Het overgrote deel is ook nog eens in extern beheer. “Wij hebben onder andere een contract met OCLC. Dat is een grote organisatie die verantwoordelijk is voor de catalogus wereldwijd (Worldcat) en onze KB catalogus. Zie daar maar eens grip op te krijgen. OCLC bepaalt grotendeels hoe die catalogus eruitziet en functioneert. Wij mogen verzoeken voor aanpassingen indienen en dan wordt er gekeken of die gehonoreerd kunnen worden . Het is al lastig om op zo’n site snel een toegankelijkheidsverklaring geplaatst te krijgen, laat staan dat je zo’n site kunt gaan verbeteren,” vertelt Rosemarie.
Het blijkt ook moeilijk te zijn om de hele organisatie mee te krijgen in dit verandertraject. Rosemarie: “De KB is een organisatie met ruim 500 medewerkers, die moet je allemaal mee zien te krijgen. Je moet ook weten wat er allemaal in het bedrijf speelt en wat er raakt aan digitale toegankelijkheid. Daarnaast moet je rekening houden met personeelswisselingen en mensen die voor korte tijd in dienst zijn van de KB. Je moet dus in de gaten houden welke nieuwe mensen er binnen de organisatie in dienst zijn gekomen en of die al op korte termijn een awareness sessie of training nodig hebben. Het is dus best lastig om iedereen betrokken te krijgen en dat proces blijft doorgaan. Bovendien merk je ook dat het een moeilijk onderwerp is om in korte tijd uit te leggen aan mensen. Dat maakt het nog uitdagender.”
Vier tips voor organisaties die met digitale toegankelijkheid bezig zijn
Voor organisaties die met digitale toegankelijkheid aan de slag (willen) gaan, heeft Rosemarie vier tips. In de eerste plaats is het belangrijk om in ieder geval een persoon te hebben die zich volledig met het onderwerp bezig kan houden. Vaak doen mensen digitale toegankelijkheid naast hun werk als redacteur of developer, maar dat werkt niet. “Ik merk dat als ik op congressen kom en vertel over mijn rol, mensen het zien als een luxe dat ik er al mijn tijd aan kan besteden. Je moet echt iemand hebben die volop met dit onderwerp aan de slag kan en dit niet er even bij doet. Dat is gewoon niet mogelijk,” legt Rosemarie uit.
Een tweede tip is dat digitale toegankelijkheid een organisatiebrede verantwoordelijkheid is. Rosemarie: “Het is niet iets wat je even kunt beleggen bij de redactie of bij de ontwikkelaars. De hele organisatie heeft ermee te maken, dus iedereen moet zijn steentje bijdragen. Dat is iets om goed te beseffen en om over te waken dat dit ook gebeurt.”
De derde tip is om al in een vroeg stadium voor organisatie brede awareness te zorgen. “We zijn hier in 2018 mee begonnen, maar vanwege het grote aantal collega’s, personeelswisselingen en mensen die kort in dienst zijn, zijn we hier nog niet mee klaar. Pas als mensen begrijpen wat digitale toegankelijkheid is en voor wie het ontbreken ervan drempels opwerpt, dan snappen ze waarom ze ermee aan de slag moeten. Dan is er bijna niemand die er niks mee te maken wil hebben of het niet belangrijk vindt,” vertelt Rosemarie.
De vierde tip is om een plan van aanpak voor digitale toegankelijkheid te maken en dat te evalueren. Rosemarie ervaart namelijk dat niet alles wat was beoogd in de praktijk goed uitvoerbaar is. Dus je moet je plannen soms bijstellen. Rosemarie: “Je moet veel investeren, maar het levert uiteindelijk veel op. Als je je diensten digitaal toegankelijk maakt, verbeter je gelijk de structuur van je diensten. Dat maakt het onderhoud makkelijker op den duur. Bovendien zijn digitaal toegankelijke diensten beter vindbaar en bruikbaar. Je krijgt daardoor minder klachten binnen, dus de afdeling klantenservice en de balies in het KB hebben het daardoor makkelijker. Het draagt zo bij aan een inclusieve samenleving.”
Blijf op de hoogte van toegankelijkheid nieuws en trends.
