Hoe doen zij dat? Digitale toegankelijkheid bij de VNG
Marlies Klooster, projectleider aanjaagteam digitale toegankelijkheid bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), vertelt hoe het aanjaagteam gemeenten ondersteunt bij digitale toegankelijkheid.
Het is voor een grote groep gebruikers ontzettend belangrijk dat organisaties digitaal toegankelijk worden. Hoe kunnen we dat proces versnellen? Door te inspireren met ervaringen en kennis van anderen hopen we hier aan bij te dragen.
In deze reeks nemen wij een kijkje bij verschillende organisaties. Hoe werken zij aan digitale toegankelijkheid? Wat kan er beter en wat gaat er al heel goed? In dit artikel praten we met Marlies Klooster, projectleider aanjaagteam digitale toegankelijkheid bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).
Digitale toegankelijkheid van gemeenten versnellen
Eigenlijk is digitale toegankelijkheid iets dat al een tijd speelt voor overheids- en gemeentewebsites. Marlies legt uit: “Voordat het besluit digitale toegankelijkheid van kracht was, hadden gemeenten al sinds 2006 te maken met het bestuurlijk akkoord rondom de webrichtlijnen. In 2016 werd het Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid van kracht. Ongeveer twee jaar geleden constateerde men dat we nu wel de wetgeving hebben, maar dat helaas nog lang niet alle websites van alle gemeenten volledig toegankelijk waren. Toen begon corona en werd het nog duidelijker dat mensen afhankelijk zijn van die kanalen. Het is dus ernstig als niet iedereen daar gebruik van kan maken en als die niet voldoen aan wat we al een tijd geleden met elkaar hadden afgesproken. Het besluit digitale toegankelijkheid vraagt van overheidsorganisaties dat ze een plan maken om digitaal toegankelijk te worden. Eigenlijk vraagt het besluit niet eens dat je per direct digitaal toegankelijk moet zijn, het vraagt dat je daar snel en serieus aan gaat werken. Liever dat daar constructief en structureel aan wordt gewerkt dan dat je in een keer bij wijze van spreken één website van de gemeente helemaal digitaal toegankelijk hebt gemaakt, maar 30 andere websites niet. Aan de andere kant, als dat de keuze van de gemeente is respecteren we dat natuurlijk. Er moet in ieder geval een plan achter zitten.”
Aanjaagteam gaat het gesprek aan om te helpen en kennis te delen
Doordat het toegankelijk maken van overheids- en gemeentewebsites niet zo snel ging als gehoopt, kwam staatssecretaris Knops (ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) met het idee om aanjaagteams in te stellen. “Ik ben nu projectleider van het aanjaagteam digitale toegankelijkheid bij de VNG. Met dit team van ambassadeurs, community manager en leveranciersmanagers helpen we gemeenten om sneller digitaal toegankelijk te zijn. De wetgeving en instrumenten voor digitale toegankelijkheid zijn er. Het gaat er nu vooral om hoe we er gaan komen en hoe we kunnen helpen om dat te versnellen. We willen partijen verbinden en hen vragen hoe ver ze zijn en wat ze nodig hebben om het nog beter te doen. Met het aanjaagteam willen we met alle betrokken partijen in gesprek gaan. Bij gemeenten zijn dat medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de website en apps of die websites inkopen en de teams die zich bezighouden met communicatie en dienstverlening, of die in het sociaal domein zitten, vanwege de link met de sociale inclusieagenda. Door met hen te praten kunnen we helpen en kennis laten delen,” vertelt Marlies.
Het aanjaagteam gaat ook in gesprek met de markt, zoals leveranciers die software ontwikkelen en websites maken voor gemeenten. Het blijkt dat marktpartijen vaak nog niet alle finesses van de markt voor gemeenten kennen. Marlies: “Ik sprak laatst met iemand die voor een grote leverancier werkt en heel enthousiast is over het onderwerp, maar hij vertelde ook eerlijk dat hij eigenlijk alle collega’s binnen het bedrijf nog moet meekrijgen in het onderwerp digitale toegankelijkheid. Dus ook voor sommige leveranciers geldt, dat ze wel willen maar nog lang niet alles op orde hebben.
Ten slotte gaat het aanjaagteam in gesprek met bestuurders. Digitale toegankelijkheid brengt namelijk kosten met zich mee en vooral een andere manier van werken. Dat vraagt wat van de organisatie. “Bestuurders van een gemeente, dat zijn de burgemeester en wethouders en de raadsleden, moeten goed op de hoogte zijn wat digitale toegankelijkheid is, zodat ze geïnformeerd de ambtelijke organisatie hiervoor de opdracht kunnen geven. Dan kan de ambtelijke organisatie met steun van het bestuur aan de slag,” legt Marlies uit.
Vliegwieleffect door kennis op alle niveaus
“De gemiddelde gemeente heeft veel websites, sub-websites en mobiele applicaties. Het moet voor een inwoner in één keer duidelijk zijn waar je moet zijn en hoe je een dienst kunt afnemen,” vertelt Marlies. Voordat gemeenten zo’n A-status bereiken, moet er meestal nog wel een en ander gebeuren. Marlies: “Aan het eind van een gesprek met een wethouder of een burgemeester geeft de bestuurder vaak opdracht aan de aanwezige ambtenaren om met een nieuwsbrief, een plan van aanpak of een voorstel de directie, het college en de gemeenteraad te willen informeren. Een belangrijke voorwaarde voor het succes is, naast bestuurlijk draagvlak, dat er een eindverantwoordelijke is voor de digitale toegankelijkheid. Dat moet iemand op management- of directieniveau zijn. Ook niet onbelangrijk: zijn er budget en capaciteit om het voor elkaar te krijgen? Je moet hierbij de gemeenteraad meenemen. De raad heeft namelijk budgetrecht. Als die het steunt, wordt er daadwerkelijk geld vrijgemaakt.”
De belangenorganisatie IederIn heeft een goede toolkit gemaakt over waar je als gemeenteraadslid (of als inwoner) op kunt letten. “Wij vinden het belangrijk om die toolkit bekendheid te geven. Die helpt je om als raadslid na te gaan waar je op moet letten. Maar we gaan als VNG ook kijken hoe we nog beter raadsleden kunnen helpen met de controlerende functie die ze hebben. Straks komen er bijvoorbeeld weer gemeenteraadsverkiezingen aan. VNG ontwikkelt altijd toolkits voor nieuwe raadsleden en we zorgen dat ook alle informatie over digitale toegankelijkheid goed is terug te vinden,” vertelt Marlies.
Een belangrijk doel van het aanjaagteam is dat gemeenteambtenaren goed geïnformeerd zijn, zodat ze met verstand van zaken een opdracht geven. Bijvoorbeeld als ze een nieuwe website willen of een communicatiecampagne gaan uitzetten. Ze moeten dan goed kunnen onderbouwen waarom het digitaal toegankelijk moet zijn, aan welke normen het moet voldoen en wat die normen betekenen. Doordat het aanjaagteam ook praat met de markt, is de hoop dat leveranciers het ook signaleren als een opdracht van een gemeente aan de toegankelijkheidsnorm zou moeten voldoen. Op die manier kan er een vliegwieleffect ontstaan, omdat iedereen geïnformeerd met elkaar over dit onderwerp praat en elkaar opdrachten geeft.
“We merken nu bij gesprekken met bestuurders dat de overgrote meerderheid er open voor staat. Het is daarna voor een bestuurder duidelijk wat ze moeten gaan vragen aan de organisatie. Heel vaak wordt de communicatieadviseur, een inkoper of webredacteur erbij gehaald. Die krijgt dan meteen even het podium en kan dan vertellen wat er al gebeurt of wat ze nog nodig hebben. Dat zijn wel dingen die werken,” vertelt Marlies.
Bepaal welke sites toegankelijk gemaakt moeten worden en maak een plan
Het proces van digitale toegankelijkheid begint met bewustwording bij alle betrokkenen, maar blijf niet te lang in deze fase hangen. “Er zijn genoeg data of momenten om bewustwording aan op te hangen. Denk aan de week van de toegankelijkheid in oktober. Een perfect moment om bijvoorbeeld even het spel Optimaal Digitaal te gaan spelen. Er is nu ook een online variant uitgebracht,” legt Marlies uit.
Gemeenten hebben vaak tientallen websites. Marlies en haar collega’s zien dat het ingewikkeld is voor gemeenten om te bepalen welke websites en apps er allemaal onder het besluit vallen. Er moet daarom een jurist van de gemeente meekijken om te bepalen welke websites de gemeente rechtstreeks verantwoordelijk voor is en dus voor moet zorgen dat die digitaal toegankelijk zijn. Vervolgens moet je strategisch gaan kijken welke websites je als gemeente als eerste gaat aanpakken en welke websites je misschien kunt opheffen. Het onderhouden van al die sites kost veel geld, daarnaast brengt dit privacy en beveiligingsrisico’s met zich mee.
Marlies: “Het is ook naar gebruikers niet duidelijk of ze zaken doen met de overheid als je online zoveel verschillende gezichten hebt. Bedenk hoe je er online uit wilt zien en hoe je dat slim kunt bundelen. Je kunt best op één technisch platform een aantal verschillende websites of magazines hebben, maar maak daar een plan voor.”
Vooral als het om een portaal gaat, is het belangrijk om na te gaan welke koppelingen er allemaal zijn met andere applicaties, waarvoor je misschien ook een toegankelijkheidsverklaring moet krijgen. Marlies: “Als dat een applicatie is van een wat grotere leverancier, ga dan na of die niet al een onderzoek hebben laten doen naar de toegankelijkheid van die applicatie. Ga het gesprek aan met zo’n marktpartij over hun roadmap en plannen om toegankelijk te gaan leveren. Je hoeft dus niet per se een marktpartij die niet digitaal toegankelijk spullen levert, uit te sluiten of meteen contracten van op te zeggen, maar ga in een gesprek goed na per wanneer ze wel toegankelijke applicaties kunnen leveren en leg de afspraken vast, bijvoorbeeld in het verbeterplan bij de toegankelijkheidsverklaring.”
Verder is het bij ICT belangrijk hoe je inkoopt en hoe je contract eruit ziet. VNG heeft hiervoor de GIBIT, een model van hoe je een overeenkomst kan sluiten voor ICT software. Als je die gebruikt, heb je een contract waarin staat dat het digitaal toegankelijk moet zijn. “Kom daar wel op terug als de producten geleverd worden. Vraag dan aan je leverancier of die kan bewijzen dat het digitaal toegankelijk is. Kijk er ook nog eens naar met interne of externe specialisten of je nu echt digitaal toegankelijke spullen hebt gekocht,” vult Marlies aan.
Digitale toegankelijkheid wordt alleen maar belangrijker
Ten slotte geeft Marlies mee dat digitale toegankelijkheid niet meer weggaat en voortdurend aandacht nodig heeft. Marlies: “Zelfs als je nu al alles op orde hebt met digitaal toegankelijke apps, intranet en website, blijft het een voortdurend aandachtspunt. Hoeveel wijzigingen heeft de content van een website of intranet bijvoorbeeld wel niet? Je moet digitale toegankelijkheid daarom volledig borgen in je interne werkafspraken en processen. Maar het is ook belangrijk om te bedenken dat de wetgeving alleen maar uitgebreider en strikter gaat worden. Als overheid zouden we digitale toegankelijkheid sowieso moeten willen, want je kunt niet moedwillig mensen uitsluiten. Vanaf juni volgend jaar komt de European Accessibility Act eraan, waardoor ook andere organisaties digitaal toegankelijk moeten worden. Digitale toegankelijkheid wordt dus alleen maar belangrijker. Wat het leuke daaraan is, is dat het daarmee ook een superinteressant vakgebied is. Dus bijvoorbeeld voor UX’ers, online adviseurs en contentspecialisten van nu geldt: verdiep je erin. Nu vraagt de overheid erom en dat is al een enorme markt, maar straks gaan nog veel meer organisaties het vragen. Ik ben ervan overtuigd dat iedereen straks zo ontwerpt en levert en dat het daarmee de norm is geworden.”
Blijf op de hoogte van toegankelijkheid nieuws en trends.
