Hoe doen zij dat? Digitale toegankelijkheid bij de BAR-organisatie
Corinne van den Heuvel, webcoördinator bij de BAR-organisatie, vertelt over digitale toegankelijkheid binnen de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk.
Het pad naar een digitaal toegankelijke organisatie ziet er op papier voor elke organisatie vergelijkbaar uit. Toch variëren in de praktijk de processen, uitdagingen en lessen bij organisaties. Daarom is het interessant om te zien hoe verschillende organisaties digitale toegankelijkheid vormgeven.
In deze reeks nemen wij een kijkje bij verschillende organisaties. Hoe werken zij aan digitale toegankelijkheid? Wat kan er beter en wat gaat er al heel goed? In dit artikel praten we met Corinne van den Heuvel, webcoördinator bij de BAR-organisatie. De BAR-organisatie is een uitvoeringsorganisatie van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk.
Het begin van het project
Vervolgens heeft Corinne samen met het webteam een inventarisatie gedaan van de pdf-documenten en subdomeinen. Bij de pdf’s is er in eerste instantie gekeken welke er het meest worden gebruikt. Die pdf’s werden als eerste toegankelijk gemaakt of verwijderd. Daarnaast werd bekeken welke eventueel konden worden vervangen door html en met wie daarvoor het gesprek moest worden aangaan. Corinne: “Dat heeft best veel tijd gekost. Je moet moeilijke discussies voeren, omdat collega’s vaak het idee hebben dat hun stukken toch op de website moeten blijven staan. Maar we zijn een heel eind. Nog niet klaar, maar we doen het iedere dag een stukje beter.”
Medewerkers handvatten geven
Een ander traject was het organiseren van roadshows voor het creëren van awareness. Hiervoor werden alle teams uitgenodigd. Er werden vooral mensen die documenten creëren en met het online kanaal te maken hebben, gevraagd om zo’n roadshow bij te wonen. Met het webteam heeft Corinne tientallen roadshows gegeven om te laten zien voor wie digitale toegankelijkheid nodig is, waarom de organisatie ermee aan de slag moet en wat het voor de medewerkers betekent. “We kregen vooral veel vragen van collega’s over waar ze op moeten letten bij het maken van een document. Wij liepen er echter tegenaan dat we te weinig handvatten hadden waarmee collega’s zelf documenten konden maken die voldoen aan de toegankelijkheidsnormen. In bijvoorbeeld een Word document krijg je geen signaal dat je gebruik moet maken van de stijlen en niet zomaar iets cursief, vet of onderstreept mag maken. Inmiddels was de projectgroep opgestart, waarin ook een collega van applicatiebeheer zat. Samen hebben we besproken hoe we medewerkers de juiste handvatten konden geven. Daar kwamen het aanbieden van checklists uit, maar ook een aangepast standaard Word sjabloon (het normal.dot bestand) en sjablonen voor Xential, een applicatie die we als gemeente gebruiken. Zo konden we in ieder geval de stijlen vanuit de huisstijl meegeven. Bij de roadshows vertellen we dat medewerkers de stijlen moeten gebruiken, want die zijn goed en dan is het in elk geval al (deels) toegankelijk,” vertelt Corinne.
In de projectgroep zat ook iemand van de afdeling inkoop. Zo is ervoor gezorgd dat er een standaardtekst kwam voor alle inkoopvoorwaarden. Die worden naast de GIBIT gebruikt. Corinne: “Ik kreeg vanochtend een mailtje van iemand die een nieuw systeem gaat aanbesteden en vroeg waar je ook alweer op moet letten. Je merkt dus nu dat al onze input zijn vruchten afwerpt. Dat is wel heel fijn om te zien.”
De BAR-organisatie is een eind op weg naar digitale toegankelijkheid. Inmiddels zijn alle bevindingen opgelost die uit de audits kwamen die in 2019 zijn uitgevoerd. Alleen zijn de pdf’s nog niet allemaal toegankelijk gemaakt. Daarnaast zijn alle externe websites geïnventariseerd. Corinne: “Uit de inventarisatie zijn 43 websites gekomen. Om er zeker van te zijn of de gemeenten ook voor al deze websites verantwoordelijk zijn, hebben we een collega van Juridische Zaken gevraagd dit uit te zoeken. Want deze verantwoordelijkheid kan het Webteam niet alleen dragen. Vervolgens hebben we contact opgenomen met de verantwoordelijke collega en die is vervolgens het gesprek over toegankelijkheid met de leverancier aangegaan. Dat is goed gelukt. Wat we wel naar ons toe hebben getrokken is het maken van de toegankelijkheidsverklaring. Wij hebben dus de verklaringen verzorgd voor alle externe websites.”
Awareness en beschikbare middelen als grote uitdagingen
Het gesprek aangaan met de bestuurders bleek heel belangrijk te zijn om het belang van digitale toegankelijkheid te onderstrepen. “Tijdens een roadshow hebben we aan de drie besturen uitgelegd wat digitale toegankelijkheid is en waarom het zo belangrijk is. Ze zagen gelukkig allemaal het belang ervan in. Ook het gesprek met het Aanjaagteam van VNG dat we onlangs hadden heeft hierbij geholpen. Dit soort signalen helpen gewoon,” legt Corinne uit. Het onder de aandacht laten blijven van digitale toegankelijkheid is een van de grootste uitdagingen. Vooral bij de collega’s die externe websites beheren. Het niet hun corebusiness, maar ze zijn wel verantwoordelijk.
Corinne: “Wij zijn dit project begonnen naast onze reguliere werkzaamheden, zonder extra middelen, budget of capaciteit. Ik denk dat we een heel eind zijn gekomen en het ook heel goed doen, maar er zijn wel dingen die beter kunnen. Zo zou een eigen project budget makkelijk zijn, want nu moeten we voor bijvoorbeeld een audit van een website budget aanvragen. Dat kost niet alleen veel tijd, maar levert ook vertraging op. Dus dat gaan we volgend jaar anders doen! Ik zie het nu nog steeds wel als project, maar uiteindelijk moet het natuurlijk gewoon in de lijn worden belegd.”
Je kunt het niet alleen
“Digitale toegankelijkheid is een cultuurverandering. Of het nu gaat om een publicatie op de website, social media of in de krant, iedereen moet zich eerst een aantal vragen stellen. Voor wie doe ik het, hoe moet ik dat doen, hoe moet ik mijn doelgroep benaderen en hoe bied ik de informatie toegankelijk aan? Dit vraagt een andere denkwijze van collega’s en dat kost tijd. Maar we zien dat de omslag bij de collega’s van de BAR-organisatie nu langzaam gaat komen. Bij de roadshows die ik geef, zeg ik ook: ‘Iedere dag dat wij het een stukje beter doen is mooi meegenomen.’ Het hoeft niet morgen klaar, maar we zijn er wel mee bezig. En we zijn er ons van bewust dat we het beter moeten en kunnen doen.”
Haar tip aan andere organisaties is, dat zij ervoor moeten zorgen dat niet alleen iemand zich verantwoordelijk voelt, maar dat iemand er ook daadwerkelijk verantwoordelijk voor is. “Ik raad anderen aan om het vooral niet alleen te doen, betrek zoveel mogelijk collega’s erbij en zorg dat het onderwerp op de politieke agenda staat”.
Corinne beveelt ook aan om het onderwerp regelmatig onder de aandacht te brengen. “Plaats bijvoorbeeld iedere week een bericht over digitale toegankelijkheid op intranet. Leg uit waarom het zo belangrijk is. Geef ervaringsdeskundigen het woord of plaats een video. En geef ook vooral praktische tips over hoe je een document toegankelijk maakt. Wij werken met een contentkalender, op die manier zijn we altijd verzekerd van berichten.”
Een andere manier om digitale toegankelijkheid onder de aandacht te houden is om haakjes te zoeken met gerelateerde thema’s. “We zijn nu met beleid digitale toegankelijkheid bezig en zoeken daarbij heel sterk de samenwerking op met de collega’s die de inclusieagenda maken. Hierin wordt een onderdeel opgenomen over digitale toegankelijkheid. En ook in het Informatisering en Automatisering beleid is een hoofdstuk over digitale toegankelijkheid opgenomen. Zo is het op meerdere plekken belegd en houden meerdere collega’s er rekening mee” legt Corinne uit.
Blijf op de hoogte van toegankelijkheid nieuws en trends.
