Hoe doen zij dat? Digitale toegankelijk­heid bij de gemeente Meierijstad

Als organisatie wordt je niet ‘even’ digitaal toegankelijk. Dat is een continu en complex proces dat nooit af is. Er is ook niet één goede manier om dit te doen. Door te zien hoe andere organisaties toegankelijk­heid invullen, kun je nieuwe ideeën en inzichten krijgen die je verder helpen op jouw pad naar toegankelijk­heid.
In deze reeks nemen wij een kijkje bij verschillende organisaties. Hoe werken zij aan digitale toegankelijk­heid? Wat kan er beter en wat gaat er al heel goed? In dit artikel praten we met Elyane Dickhaut, projectleider digitale toegankelijk­heid bij de gemeente Meierijstad.

Een visie op inclusie

In februari 2020 werd Elyane Dickhaut gevraagd om het project digitale toegankelijk­heid op te zetten bij de gemeente Meierijstad. De visie van de gemeente op inclusie, waar digitale toegankelijk­heid bij de gemeente onderdeel van is, als ook van Dienstverlening, is: ‘Meedoen in Meierijstad’. Dat de gemeente zich actief inspant voor inclusiviteit blijkt wel uit het feit dat Meierijstad gecertificeerd is voor de hoogste trede van de Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO). De gemeente biedt namelijk veel werkgelegenheid aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Elyane: “We zijn een van de zeer gelukkige gemeenten die al een visie heeft op het thema inclusie. Er zijn zelfs twee wethouders die hier aandacht aan besteden. Dat het thema breed gedragen wordt door de Raad en het college van B&W is mijn kapstok. De gemeente vindt het belangrijk om met digitale toegankelijk­heid aan de slag te gaan. Dat doen we niet alleen voor de buitenwereld, maar ook doordat we collega’s met een functiebeperking hebben.” Dit is het logo voor inclusie dat speciaal ontworpen is voor de gemeente Meierijstad.

Focus op bewustwording en bekwaming

“Héél simpel gezegd houd ik me bezig met bewustwording over en bekwaming in digitale toegankelijk­heid. Intern richt ik me hiervoor op nagenoeg alle collega’s. Eerst moest de bewustwording vanaf de grond af worden opgebouwd. Collega’s moeten weten waarom digitale toegankelijk­heid belangrijk is en wat het in hun werk betekent. Daarna ging de focus naar het ondersteunen in de bekwaming in digitale toegankelijk­heid. Dat doen we door op meerdere vlakken te investeren in de kennis en vaardigheden van medewerkers. Bijvoorbeeld door hen te trainen in het op B1 niveau opstellen van brieven en mails. We zijn nu bezig met het opzetten van een training om collega’s te leren toegankelijk­e Word en pdf documenten te maken”, vertelt Elyane.

Naar buiten toe richt Elyane zich met name op het samenwerken met leveranciers en onderzoekbureaus om digitale toegankelijk­heid mogelijk te maken. Bij leveranciers blijkt vaak onvoldoende kennis te zijn van toegankelijk­heid. Onderzoeksbureaus zijn daarnaast nodig, omdat intern de kennis en kunde niet aanwezig is om toegankelijk­heidsonderzoeken uit te voeren. “In het begin ging het om bewustwording bij leveranciers. Je ziet nu een kentering komen. Het onderwerp gaat steeds meer leven. Steeds meer gemeenten gaan iets met dit onderwerp doen. Leveranciers die de overheid als klant hebben zullen mee moeten bewegen om ons als klant te houden. Bij het samenwerken vind ik het leuk om bedrijven als Swink te ontmoeten, die mijn MVO hart heel erg raken. Dan zet ik mij ook extra in om na te gaan of we kunnen samenwerken.”

Elyane werkt ook met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) samen om andere gemeenten te helpen met digitale toegankelijk­heid. “Om successen te delen ben ik in de werkgroep onder het aanjaagteam van de VNG gaan zitten om gemeentes te helpen met bewustwording en bekwaming. Zo probeer ik digitale toegankelijk­heid een plekje te geven in de samenleving.”

Bewustwording als grote uitdaging

Bewustwording creëren over wat digitale toegankelijk­heid inhoudt, blijkt in de praktijk de grootste uitdaging te zijn. Elyane: “Het start allemaal bij bewustwording. Zowel intern bij collega’s als bij leveranciers. Door simpelweg wat filmpjes te laten zien die op internet te vinden zijn, leer je je collega’s door de ‘ogen’ van de doelgroep te kijken. Bij mensen die een visuele of auditieve beperking hebben is niets mis met hun intelligentie, maar je moet ze wel de gelegenheid geven om je digitale dienstverlening te kunnen volgen. Wij hebben ook collega’s in dienst die een beperking hebben. Als ik dan zeg dat Jantje, Pietje of Klaasje het niet kan volgen, zeggen ze: ‘Oh, maar dat mijn collega het niet kan volgen is niet de bedoeling.’ We geven collega’s handreikingen in de vorm van procedures/werkinstructies, roadshows en trainingen in hoe digitaal toegankelijk­e documenten te maken of hoe de inkoopprocedure van webbased applicaties en mobile apps beter op dit onderwerp af te stemmen.”

Ook bij leveranciers is bewustwording een grote uitdaging. “Bij verreweg de meeste die ik gesproken heb, zelfs bij diegenen waar de overheid het grootste deel van hun klanten is, was dit in het begin geen makkelijke opgave. Ik was dan ook heel blij met de acties van de VNG om dit te ondersteunen. Gelukkig merk ik dat hier een kentering in komt. De meeste leveranciers beseffen dat dit een belangrijk onderwerp is, zeker als ze overheden als klant willen behouden. Dan tonen ze hun bereidwilligheid om mee te werken en beseffen ze dat ook iets van hen gevraagd wordt.”

Elyane vindt het heel fijn dat de gemeente Meierijstad een inclusief personeelsbestand heeft en een raad en college die aandacht voor toegankelijk­heid hebben. “Aandacht voor digitale toegankelijk­heid of inclusie in het algemeen vanuit de Raad of het College van B&W, is van onschatbare waarde voor gemeenten om hier de benodigde aandacht voor te krijgen. Extern geef je hiermee een positief signaal af dat je het graag goed wilt doen voor je burgers. En intern helpt het je projectteam om digitaal toegankelijk te worden. Denk aan het beschikbaar stellen van geld, mensen en resources om dit mogelijk te maken.”

Als die aandacht voor toegankelijk­heid er bij jouw organisatie (nog) niet is, heeft Elyane tips om dat te veranderen. Ze meent dat je het vanuit je eigen vak professie kunt triggeren. Doe dit op een positieve manier. Praat met wethouders en de Raad over wat het je als gemeente oplevert als je digitaal toegankelijk wordt. Dat kun je doen door filmpjes te gebruiken om te laten zien hoe een dove of blinde persoon dingen ervaart. Aandacht voor nieuwe dingen start altijd met het creëren van bewustwording op een positieve manier. Hiernaast kun je aangeven dat er wel degelijk, naast een rechtmatigheidsrisico, een politiek risico aan verbonden zit. Geen enkel Raadslid of wethouder vindt het leuk om aangesproken te worden door burgers of belangengroepen in hun gemeente dat deze niet digitaal toegankelijk is.

Prioriteren en temporiseren

Inmiddels heeft Elyane de nodige ervaring opgedaan met digitale toegankelijk­heid in de praktijk. Het is een omvangrijk en complex thema, waarbij je als gemeente niet alles tegelijkertijd kan doen. Waar het over gaat en wat het allemaal raakt moet je snel inzichtelijk hebben. Het vormt namelijk de basis waarop je moet bepalen waarin je als eerste stappen gaat maken. “Ik ben eeuwig dankbaar dat ik dit project heb kunnen samenstellen met een specifieke opdracht vanwege een boekje van Logius waarin staat hoe dit project eruit moet zien. Ik kon daardoor heel goed aangeven waarom ik mijn collega’s nodig heb. Zij zijn van onschatbare waarde om digitale toegankelijk­heid de benodigde aandacht te geven en vervolgens een plek te geven in de organisatie. Je hebt vakspecialisten nodig op allerlei gebieden, zoals inkoop, HR, communicatie, ICT en juridische zaken om dit draaiende te krijgen. Dat maakt of breekt het project. Die vakspecialisten moeten dedicated zijn en de tijd hebben om zich hiervoor in te spannen”, legt Elyane uit.

Na het bepalen van de eerste stappen is het belangrijk om te prioriteren en temporiseren. “Je moet je niet gek laten maken en alles tegelijk willen doen. Verwerk dit in je plan van aanpak en onderliggende actieplannen en bespreek dit met je opdrachtgever en belanghebbende bestuurders. Zo hebben we bij Meierijstad besloten om te kiezen voor ‘extern boven intern’ en ‘veel gebruikers boven weinig gebruikers’.”

Als je met toegankelijk­heid aan de slag gaat, is het belangrijk om te weten dat het nooit ‘af’ is. “Ik kwam erachter dat dit geen project is. Elke 3 jaar ga je namelijk dezelfde cyclus door. Elke 3 jaar moeten dingen weer onderzocht worden en elk jaar moet je je verklaringen updaten. Dan is het geen project meer. Bovendien zijn er veel collega’s die je in je projectteam moet laten participeren om digitale toegankelijk­heid op de kaart te krijgen en te verankeren in je organisatie. Het gaat dus veel verder dan een project”, vertelt Elyane.

Vergezicht en borging

De gemeente Meierijstad is goed op weg met toegankelijk­heid, maar dat betekent niet dat alle doelen al zijn bereikt. “Mijn vergezicht is om allemaal A statussen te hebben in de verklaring. Dan weet je ook dat het kwartje is gevallen bij de leverancier en dat die er wat aan doet. Net als dat de bewustwording en bekwaming bij medewerkers dan op orde is. Dus mijn uiteindelijke doel is dat het bekwamingsproces zowel bij ketenpartners als bij ons echt afgerond is. Maar toegankelijk­heid gaat verder dan een tijdelijk project. Ik heb er daarom voor gezorgd dat er een coördinator digitale toegankelijk­heid bij de gemeente Meierijstad is aangesteld, Anja van Aert. Ik ben nu bezig om alles aan haar over te dragen. De eerste cyclus van bewustwording en bekwaming is nog niet af. Zij gaat het traject verder oppakken en borgen in de organisatie. Ik vind het belangrijk dat het project goed wordt overgedragen en intern geborgd. Daarom vind ik externe inhuur bij dit soort projecten onwenselijk, want die mensen vertrekken weer en dan kun je niks meer navragen.”

Blijf op de hoogte van toegankelijk­heid nieuws en trends.

Meld je aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief