Van awareness naar actie: digitale toegankelijkheid bij de UU
De Universiteit Utrecht (UU) vindt inclusie belangrijk. Dan moet je ook digitaal toegankelijk zijn op al je kanalen, vindt Wouter Dielesen, senior communicatieadviseur bij de UU. Inmiddels heeft de universiteit al mooie resultaten bereikt op dit vlak. Wouter vertelt over hun aanpak, uitdagingen en waar ze nu staan met toegankelijkheid.
Een lezing over toegankelijkheid georganiseerd door de websitebeheerder van de UU, prikkelde Wouter. “Toen dacht ik: hier moeten wij ook iets mee. Dat vormde het startpunt om onze kanalen toegankelijk te gaan maken.” De UU heeft verschillende online kanalen. Dat zijn de hoofdwebsite, het intranet, een aparte site voor studenten en een WordPress omgeving met een aantal kleinere websites. Social media en videocontent worden ook meegenomen in hun aanpak.
Investeren in techniek en mensen
“We richten ons op twee pijlers om toegankelijker te worden. Aan de ene kant werken we aan de techniek. Inmiddels voldoen de websites die we beheren qua techniek aan de toegankelijkheidseisen. Daar ben ik heel trots op. Daarnaast investeren we in onze redacteuren. Dat zijn er veel, omdat we vrij veel online kanalen hebben en een decentraal georganiseerd redactiemodel,” vertelt Wouter.
Er zijn de afgelopen jaren 5 trainingsrondes aangeboden. Elke ronde bestaat uit 5 trainingen:
- gericht op awareness,
- over toegankelijkheid en tekst,
- over toegankelijke afbeeldingen en visualisaties,
- over video en sociale media,
- over documenten, met name pdf’s.
“Die laatste is niet alleen voor redacteuren van belang, maar voor de hele organisatie. Want pdf’s komen bij ons vanuit alle organisatieonderdelen. De grootste uitdaging is om al die documenten toegankelijk te maken. Dat lukt nog niet, maar we sturen hier wel op.” Hiervoor wordt als eerste gekeken of een pdf wel nodig is. “In pakweg 80% van de gevallen is een HTML-pagina prima. Ons CMS is zo ingericht dat het eenvoudig is om informatie toegankelijk te publiceren. We hebben hulpteksten in ons CMS toegevoegd, zodat ziet welke heading je voor je tussenkoppen moet gebruiken of wanneer je een alternatieve tekst moet gebruiken. Vaak is dat niet eens nodig, omdat de afbeelding decoratief is.”
‘De content is veel toegankelijker geworden’
Naast het trainingsaanbod deelt de UU intern ook info via het intranet. Hier vinden medewerkers alles uit de trainingen terug. “Bijvoorbeeld waar je op moet letten als je een afbeelding plaatst, als je een pdf maakt en als je een nieuwsbericht plaatst. Dat is altijd te raadplegen en wordt ook vaak geraadpleegd.”
Doordat de UU veel content heeft, gebruikt Wouter data om te prioriteren. “De informatie over onze botanische tuinen krijgt bijvoorbeeld veel verkeer. Ik heb die landingspagina geanalyseerd en gekeken waar nog winst te behalen is qua toegankelijkheid. Met de redacteuren van die landingspagina heb ik tips en ideeën gedeeld. Daarna hebben ze een enorme verbeterslag gemaakt. Hier komen veel bezoekers van buiten de universiteit naartoe, dus het is fijn dat die informatie nu veel toegankelijker is.”
Bewustwording is een enorme stimulans
Toegankelijkheid wordt binnen de organisatie steeds meer omarmd. Wouter: “Vooral de trainingen zorgen ervoor dat het onderwerp meer leeft. De awareness-training heeft de meeste impact. Als mensen zien hoe een blind persoon vastloopt op internet, zelfs op sites van grote bedrijven, dan prikkelt dat mensen enorm. Je raakt echt mensen kwijt als je site niet toegankelijk is. Bij ons is dat weliswaar niet direct in geld uit te drukken, maar uiteindelijk wil je niemand uitsluiten.”
Het is voor veel organisaties een uitdaging om toegankelijkheid op de agenda te krijgen. “Je systemen toegankelijk maken kost geld. En investeren in kennis van redacteuren kost tijd. Die factoren spelen een rol bij hoe snel je toegankelijkheid ingebed krijgt. Bovendien hebben we met bezuinigingen te maken. Tegelijkertijd sluit toegankelijkheid aan bij onze waarden. We willen inclusief en divers zijn, dan moet je zorgen dat toegankelijkheid ook geborgd is.”
Voor onderwijsinstellingen als de UU is toegankelijkheid bovendien een wettelijke plicht. “Dat was lang onduidelijk, maar we moeten wel degelijk voldoen als onderwijsinstantie, begreep ik van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. We zijn weliswaar geen volledige overheidsinstelling, maar we worden voor een groot deel gefinancierd met overheidsgeld. Daarom moeten we voldoen. Alle Nederlandse universiteiten zijn met dit onderwerp bezig. In contact met andere universiteiten krijgen we vaak horen dat de UU vooroploopt qua toegankelijkheid. Dat is positief en ik ben ook trots op waar we nu staan.”
Eerder stuurde de UU op de verplichting om iedereen mee te krijgen. “Maar dat zorgt ook voor weerstand. We focussen nu op de positieve kanten, want dat zijn er veel. Toegankelijkheid zorgt bijvoorbeeld voor betere vindbaarheid, dat je een breder publiek bereikt en dat je niemand uitsluit. Focussen op de voordelen in plaats van de beleidskant is de belangrijkste les die we in de afgelopen jaren geleerd hebben.”
Toegankelijkheid verankeren in alles wat je doet
Hoewel de UU al veel stappen heeft gezet, zijn er nog zeker wensen. “Het mooiste zou zijn als we toegankelijkheid in het beleid ingebed krijgen. Zodat de hele organisatie van het belang doordrongen wordt, want het is voor alle afdelingen belangrijk. Het zou een integraal onderdeel moeten zijn van alles wat we doen. Ik vind dat we het al behoorlijk goed doen, maar er is altijd ruimte voor verbetering.”
Welke tips heeft Wouter voor andere organisaties? “Start met audits. Laat in kaart brengen wat er nog niet goed gaat. Je zal zien dat je je content meestal vrij eenvoudig toegankelijk kunt maken. Dus stop met sliders die bewegen, video's die automatisch afspelen en teksten in kapitalen. Zorg naast de audit dat de mensen die aan de website werken op zijn minst een awareness-training krijgen. Zodat ze weten waarom ze het doen. Met deze elementen kom je al heel ver.”
