• gepubliceerd
  • leestijd
    ± 4 minuten

Toeganke­lijkheid: een must voor je intranet

Toeganke­lijkheid is ook belangrijk voor intranetten. Lees welke wette­lijke verplichtingen er zijn en hoe je jouw intranet toeganke­lijk maakt.

Een toeganke­lijke website is bruikbaar voor iedereen, dus ook voor mensen met een functiebeperking. Toeganke­lijkheid is ook belangrijk voor intranetten. In dit artikel laten we je zien welke wette­lijke verplichtingen er zijn en hoe je met toeganke­lijkheid aan de slag gaat.

Schema van een netwerk van mensen zoals bij een toegankelijk intranet

Wette­lijke verplichtingen rondom toeganke­lijkheid voor overheden

Voor overheden is het wette­lijk verplicht om content toeganke­lijk aan te bieden. Dat geldt niet alleen voor websites. Content op intranetten moet ook toeganke­lijk zijn. Concreet betekent dit “dat nieuwe content van extra- en intranetten sinds 23 september 2019 toeganke­lijk moet worden aangeboden. Content van vóór die datum hoeft alleen te voldoen nadat het betreffende extra- of intranet een ingrijpende herziening (systeem- en/of software-aanpassing) heeft ondergaan. Ook voor extra- en intranetten moet sinds 23 september 2020 een toeganke­lijkheids­verklaring zijn gepubliceerd, inclusief een feedbackmechanisme”, volgens de website Digitoeganke­lijk.

Dit is wat je nu moet doen

Toeganke­lijkheid is voor overheden dus verplicht. Dat betekent niet dat je intranet direct aan alle toeganke­lijkheidseisen moet voldoen. Het is wel belangrijk dat je maatregelen neemt om de toeganke­lijkheid te verbeteren totdat aan alle toeganke­lijkheidseisen is voldaan. Je bent verplicht om een openbare, actuele toeganke­lijkheids­verklaring te hebben waarin je de huidige status van je intranet deelt en de acties die je uitvoert om dit te verbeteren. Met de invulassistent op www.toeganke­lijkheids­verklaring.nl kun je een verklaring opstellen die aan de vereisten voldoet. Zo laat je zien hoe ver je bent in het proces naar toeganke­lijkheid, welke maatregelen je neemt en op welke termijn je die gaat uitvoeren.

Daarnaast is het belangrijk dat je een toeganke­lijkheidsonderzoek hebt uitgevoerd of ingepland. Een onafhanke­lijke audit geeft inzicht in de toeganke­lijkheid van je intranet. Zo weet je wat er nog verbeterd moet worden om aan de toeganke­lijkheidsnormen te voldoen. Een toeganke­lijkheid audit laat je uitvoeren door een onafhanke­lijke derde partij.

Zo maak je je intranet toeganke­lijk

Digitaal toeganke­lijk worden doe je niet zomaar even. Het is een organisatievraagstuk, omdat alle interne en externe stake­holders hierbij betrokken moeten zijn. Daarnaast gaat toeganke­lijkheid om het verbeteren van de content en techniek over je verschillende communicatiekanalen. Daarom is het belangrijk om dit gestructureerd aan te pakken. Als je hiervoor onvoldoende kennis in huis hebt, kun je een bureau inschakelen dat je met advies, trainingen en audits kan helpen.

Op de website Digitoeganke­lijk van Logius is een stappenplan te vinden dat je op weg helpt naar een toeganke­lijk intranet. Met dit stappenplan kun je op een gestructureerde manier de toeganke­lijkheid steeds verder doorontwikkelen totdat je intranet aan alle eisen voldoet.

Zoals uit het stappenplan b­lijkt is het belangrijk dat je de hele organisatie betrekt bij het proces naar toeganke­lijkheid. Het gaat verder dan alleen het betrekken van de redacteuren en intranetbouwer. Zorg er daarom voor dat alle relevante stake­holders binnen en buiten jouw organisatie zijn betrokken en dat er voldoende draagvlak is.

Concrete acties om naar een hoger niveau te komen

Als je de toeganke­lijkheids­verklaring hebt ingevuld, weet je op welk niveau van de nalevingsstatus je intranet zich bevindt. Voor elk niveau zijn specifieke acties nodig om toeganke­lijkheid verder te ontwikkelen. Bij elke actie moeten specifieke stake­holders betrokken zijn. Digitoeganke­lijk heeft een helder overzicht gemaakt met alle rollen die bij toeganke­lijkheid betrokken moeten zijn. Hierin wordt ook aangegeven hoe iedereen aan toeganke­lijkheid kan bijdragen. Dit geeft je een helder overzicht van wat je moet doen en wie je hierbij moet betrekken. Zo ontwikkel je jouw intranet op een gestructureerde manier naar een hoger niveau.

Wat toeganke­lijkheid oplevert

Het belangrijkste voordeel van toeganke­lijkheid is natuur­lijk dat je zo echt iedereen bedient. Er zijn name­lijk 4,5 miljoen Nederlanders met een functiebeperking die invloed heeft op hun internetgebruik. Dat betekent dat er een reële kans is dat er onder de gebruikers van je intranet mensen met een functiebeperking zitten. Met een toeganke­lijk intranet hoeven mensen met een functiebeperking geen extra moeite te doen om dingen buiten het intranet om te regelen.

Daarnaast is een toeganke­lijke website feite­lijk een kwalitatief betere website. De voordelen gaan name­lijk veel verder dan alleen het bedienen van mensen met een beperking. Goede toeganke­lijkheid is bijvoorbeeld ook gunstig voor je vindbaarheid in Google. Dat is weliswaar minder relevant voor je intranet, maar het kan bijv. de interne zoekfunctie van het intranet ook effectiever maken.

In de praktijk zien we verder dat onderhoudskosten lager zijn bij toeganke­lijke websites. In combinatie met de eerder genoemde voordelen, betekent dit dat de ‘total cost of ownership’ dus lager is bij een toeganke­lijk intranet. Toeganke­lijkheid heeft dus diverse voordelen en levert je op verschillende vlakken wat op.

Een belangrijk advies is om zo vroeg moge­lijk te beginnen met toeganke­lijkheid. Hoe meer content en functionaliteit je produceert die niet toeganke­lijk is, hoe meer het kost om dit aan te passen. Bovendien profiteer je dan sneller van de voordelen van toeganke­lijkheid. Vooral de gebruikers van je intranet zullen dit zeer waarderen.