Toegankelijkheid: een must voor je intranet
Toegankelijkheid is ook belangrijk voor intranetten. Lees welke wettelijke verplichtingen er zijn en hoe je jouw intranet toegankelijk maakt.
Een toegankelijke website is bruikbaar voor iedereen, dus ook voor mensen met een functiebeperking. Toegankelijkheid is ook belangrijk voor intranetten. In dit artikel laten we je zien welke wettelijke verplichtingen er zijn en hoe je met toegankelijkheid aan de slag gaat.
Wettelijke verplichtingen rondom toegankelijkheid voor overheden
Voor overheden is het wettelijk verplicht om content toegankelijk aan te bieden. Dat geldt niet alleen voor websites. Content op intranetten moet ook toegankelijk zijn. Concreet betekent dit “dat nieuwe content van extra- en intranetten sinds 23 september 2019 toegankelijk moet worden aangeboden. Content van vóór die datum hoeft alleen te voldoen nadat het betreffende extra- of intranet een ingrijpende herziening (systeem- en/of software-aanpassing) heeft ondergaan. Ook voor extra- en intranetten moet sinds 23 september 2020 een toegankelijkheidsverklaring zijn gepubliceerd, inclusief een feedbackmechanisme”, volgens de website Digitoegankelijk.
Dit is wat je nu moet doen
Toegankelijkheid is voor overheden dus verplicht. Dat betekent niet dat je intranet direct aan alle toegankelijkheidseisen moet voldoen. Het is wel belangrijk dat je maatregelen neemt om de toegankelijkheid te verbeteren totdat aan alle toegankelijkheidseisen is voldaan. Je bent verplicht om een openbare, actuele toegankelijkheidsverklaring te hebben waarin je de huidige status van je intranet deelt en de acties die je uitvoert om dit te verbeteren. Met de invulassistent op www.toegankelijkheidsverklaring.nl kun je een verklaring opstellen die aan de vereisten voldoet. Zo laat je zien hoe ver je bent in het proces naar toegankelijkheid, welke maatregelen je neemt en op welke termijn je die gaat uitvoeren.
Daarnaast is het belangrijk dat je een toegankelijkheidsonderzoek hebt uitgevoerd of ingepland. Een onafhankelijke audit geeft inzicht in de toegankelijkheid van je intranet. Zo weet je wat er nog verbeterd moet worden om aan de toegankelijkheidsnormen te voldoen. Een toegankelijkheid audit laat je uitvoeren door een onafhankelijke derde partij.
Zo maak je je intranet toegankelijk
Digitaal toegankelijk worden doe je niet zomaar even. Het is een organisatievraagstuk, omdat alle interne en externe stakeholders hierbij betrokken moeten zijn. Daarnaast gaat toegankelijkheid om het verbeteren van de content en techniek over je verschillende communicatiekanalen. Daarom is het belangrijk om dit gestructureerd aan te pakken. Als je hiervoor onvoldoende kennis in huis hebt, kun je een bureau inschakelen dat je met advies, trainingen en audits kan helpen.
Op de website Digitoegankelijk van Logius is een stappenplan te vinden dat je op weg helpt naar een digitaal toegankelijke organisatie. Met dit stappenplan kun je op een gestructureerde manier de toegankelijkheid steeds verder doorontwikkelen totdat je als organisatie aan alle eisen voldoet.
Zoals uit het stappenplan blijkt is het belangrijk dat je de hele organisatie betrekt bij het proces naar toegankelijkheid. Het gaat verder dan alleen het betrekken van de redacteuren en intranetbouwer. Zorg er daarom voor dat alle relevante stakeholders binnen en buiten jouw organisatie zijn betrokken en dat er voldoende draagvlak is.
Concrete acties om naar een hoger niveau te komen
Als je de toegankelijkheidsverklaring hebt ingevuld, weet je op welk niveau van de nalevingsstatus je intranet zich bevindt. Voor elk niveau zijn specifieke acties nodig om toegankelijkheid verder te ontwikkelen. Bij elke actie moeten specifieke stakeholders betrokken zijn. Digitoegankelijk heeft een helder overzicht gemaakt met alle rollen die bij toegankelijkheid betrokken moeten zijn. Hierin wordt ook aangegeven hoe iedereen aan toegankelijkheid kan bijdragen. Dit geeft je een helder overzicht van wat je moet doen en wie je hierbij moet betrekken. Zo ontwikkel je jouw intranet op een gestructureerde manier naar een hoger niveau.
Wat toegankelijkheid oplevert
Het belangrijkste voordeel van toegankelijkheid is natuurlijk dat je zo echt iedereen bedient. Er zijn namelijk 4,5 miljoen Nederlanders met een functiebeperking die invloed heeft op hun internetgebruik. Dat betekent dat er een reële kans is dat er onder de gebruikers van je intranet mensen met een functiebeperking zitten. Met een toegankelijk intranet hoeven mensen met een functiebeperking geen extra moeite te doen om dingen buiten het intranet om te regelen.
Daarnaast is een toegankelijke website feitelijk een kwalitatief betere website. De voordelen gaan namelijk veel verder dan alleen het bedienen van mensen met een beperking. Goede toegankelijkheid is bijvoorbeeld ook gunstig voor je vindbaarheid in Google. Dat is weliswaar minder relevant voor je intranet, maar het kan bijv. de interne zoekfunctie van het intranet ook effectiever maken.
In de praktijk zien we verder dat onderhoudskosten lager zijn bij toegankelijke websites. In combinatie met de eerder genoemde voordelen, betekent dit dat de ‘total cost of ownership’ dus lager is bij een toegankelijk intranet. Toegankelijkheid heeft dus diverse voordelen en levert je op verschillende vlakken wat op.
Een belangrijk advies is om zo vroeg mogelijk te beginnen met toegankelijkheid. Hoe meer content en functionaliteit je produceert die niet toegankelijk is, hoe meer het kost om dit aan te passen. Bovendien profiteer je dan sneller van de voordelen van toegankelijkheid. Vooral de gebruikers van je intranet zullen dit zeer waarderen.
