Toegankelijk­heid voor kleinere organisaties: zo pakt Krimpen aan den IJssel het aan

Toen de gemeente Krimpen aan den IJssel ongeveer vijf jaar geleden met toegankelijk­heid aan de slag wilde, bleek dit het beste te passen bij het team Communicatie. “Wij hebben het beste zicht op welke websites we hebben en wie die beheert. Omdat ik al met de websites bezig was, is toegankelijk­heid onderdeel van mijn rol geworden. Dat vond ik prima, niet wetende dat het steeds uitdagender zou worden”, vertelt Mike.

Toegankelijk worden begint met kennis opdoen

Hoe begin je dan met zo’n nieuw onderwerp? “Ik heb me behoorlijk moeten inlezen om voldoende op de hoogte te zijn van wat toegankelijk­heid nu echt betekent. En ik ben gaan rondvragen bij andere gemeenten hoe die ervoor stonden. Capelle aan den IJssel had al iemand in dienst voor digitale toegankelijk­heid. Diegene heeft me meegenomen in wat zij deden en hun plannen. Die plannen moest ik wel inperken voor onze situatie, omdat wij niet dezelfde middelen hadden.”

Het plan van aanpak wat hieruit rolde, richtte zich eerst op het laten onderzoeken van de hoofdwebsite. Een groot deel van de onderzoeksresultaten bleek vrij technisch. Mike: “We hebben hiervoor intensief samengewerkt met onze websitebouwer. Zij waren zelf ook nog aan het leren, maar stonden open om dit zelfs zonder extra kosten op te pakken. Met de hulp van de specialisten van Swink is het gelukt om vorig jaar de status A te behalen. Dat was de kroon op het werk wat betreft digitale toegankelijk­heid. Maar het betekent niet dat je er bent, want hij moet digitaal toegankelijk blijven. Dat is nog best een uitdaging.”

Intern borgen via inkoop en uitleg

Om toegankelijk­heid structureel te borgen, heeft de gemeente in hun inkoopvoorwaarden opgenomen dat elke nieuwe website volledig moet voldoen aan de digitale toegankelijk­heidseisen. “Dat betekent niet dat alle websites bij oplevering gelijk digitaal toegankelijk waren. Want we merken dat websitebouwers het ook niet altijd helemaal goed weten. Meestal zijn de toegankelijk­heidsfouten later alsnog opgelost. Alleen bij een Amerikaans systeem voor onze vacaturesite is dat niet gelukt, omdat zij hun systeem er niet op kunnen aanpassen.”

Borging binnen het team Communicatie bleek relatief eenvoudig. Mike: “We zijn met vier mensen, waarvan er drie de site beheren. Ik heb hen uitleg over toegankelijk­e content gegeven. Veel ingewikkelder vind ik nog steeds om de organisatie mee te krijgen. Dat komt vooral doordat we zelforganiserend werken. Er komt hierdoor best veel op de teams zelf aan. Toegankelijk­heid wordt daardoor al gauw gezien als weer een taak erbij. Daarom houden we het zoveel mogelijk binnen ons team en geven wij sturing aan collega’s voor toegankelijk­heid.”

Collega's overtuigen? Begin met het 'waarom'

In eerste instantie vonden sommige collega’s toegankelijk­heid een beetje overdreven. Ze zagen het als regels die het hen moeilijk maken. “Een hoop collega's zagen niet in dat een behoorlijk percentage in Nederland, dus ook in Krimpen, afhankelijk is van digitale toegankelijk­heid op hun website. Door ze dat uit te leggen, kwam er wat meer begrip. Daarnaast heeft een adviseur van Swink geholpen met een plan van aanpak en hoe we collega’s hierin goed mee kunnen nemen. Dat heeft ook geholpen.”

Vanwege beperkte middelen is gekozen om alleen collega’s te betrekken die met team Communicatie en de website te maken hebben. “In het ideale geval hadden we grote awareness-sessies gehouden, zodat iedereen ervan op de hoogte is.”

Een andere interne uitdaging is de stroom van pdf’s. Die zijn standaard vaak niet toegankelijk. “We hebben gekozen om de meest geopende pdf’s door Swink toegankelijk te laten maken. Zo zetten we onze middelen efficiënt in. En we proberen nieuwe pdf’s te voorkomen. Content die voorheen als pdf op de site werd gezet, doen we nu vaker als tekst.”

Niet elke website krijgt dezelfde prioriteit

Hoewel de gemeente Krimpen aan den IJssel goed op weg is, zijn er zeker nog ambities. “Alle websites die onder onze verantwoordelijkheid vallen, moeten status A krijgen. De hoofdwebsite en grootste subwebsites hebben dat nu. Daardoor kunnen we ons richten op kleinere sites. Voor sommige sites is het een afweging. We kunnen bijvoorbeeld niet van vrijwilligers van de kinderboerderij verwachten dat ze de website helemaal omgooien. Dan kiezen we ervoor om aan te passen wat kan en het daar voorlopig bij te laten. Bovendien gaven ze aan dat ze toch al gaan kijken naar een nieuwe website. Dan kunnen we het in één keer goed doen. Maar ik blijf dat wel een lastige afweging vinden.”

Voor zulke afwegingen heeft de gemeente een kader om te bepalen of de site status A moet krijgen. “De website moet onderdeel zijn van onze gemeente en dat is die van de kinderboerderij niet, ondanks dat ze subsidie krijgen. Krimpen Duurzaam is bijvoorbeeld een initiatief van de gemeente. Dus daarvan vinden we dat die status A moet krijgen. Kan dat bij een website op dat moment niet, dan moet er gekeken worden naar wat de websitebouwer kan doen. Kan die er niet aan voldoen, dan moeten we kijken naar alternatieven.”

Toegankelijk­heidstips voor kleinere organisaties

Voor kleinere organisaties en gemeenten die digitaal toegankelijk moeten worden, heeft Mike een aantal tips. “Bedenk dat je er niet alleen voor staat. Wij hebben bij onze buurgemeenten advies ingewonnen. Dat heeft ons veel geholpen. We hebben allemaal hetzelfde doel, dus waarom niet? Dus vraag vooral bij andere gemeenten en organisaties hoe zij het hebben aangepakt.”

Een andere tip is om het stap voor stap te doen. “Kleinere gemeenten kunnen niet altijd iemand hiervoor inhuren of daar bij huidige werknemers tijd voor vrijmaken. Het komt er dus bij. Dan kan je niet in één keer alles willen. Dat is ook niet haalbaar. Pak het daarom stap voor stap aan. Wat is er bij ons nodig? Wat verwacht de portefeuillehouder communicatie van ons? Is er geld beschikbaar?”

Ten slotte helpt het om tools te gebruiken voor overzicht. “Wij werken hiervoor met DIP. Zo weten we de status van elke site, wie die beheert en welke websitebouwer erbij hoort. En het liefst zou ik een tool aanschaffen die het pdf-vraagstuk voor ons volledig uit handen neemt. Dat is een kwestie van geld, maar de totaaloplossing is er in Nederland ook nog niet.”

Blijf op de hoogte van toegankelijk­heid nieuws en trends.

Meld je aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief