De crux van het datagedreven werken voor redacteuren bij gemeenten

De uitdagingen waar redacteuren tegenaan lopen

Redacteuren zetten zich vol passie in om de content op de website te verbeteren. Toch blijkt het vaak lastig om bezoekersdata te gebruiken in de overweging wat en waar verbeterd kan worden. Dat komt bijvoorbeeld doordat data niet beschikbaar is, niet alles goed wordt gemeten of data niet goed wordt geïnterpreteerd. Het sturen op statistieken kan op deze manier zorgen voor onzekerheid en onduidelijkheid over de impact van het werk. Als redacteuren geen ondersteuning vanuit de organisatie krijgen, draagt dat bij aan deze twijfels en kan dit uiteindelijk een grote impact hebben.

Dat is zonde, want datagedreven werken biedt veel kansen. Het zorgt ervoor dat je weet waar je op moet richten om je online dienstverlening structureel te verbeteren. Zo worden burgers steeds beter geholpen en worden andere kanalen ontlast.

Hoe zorg je dat redacteuren datagedreven kunnen gaan werken? Wij raden aan om hen ondersteuning te bieden op twee niveaus. Allereerst is er behoefte aan ondersteuning op redactioneel niveau, zodat het werk van de redacteuren wordt verrijkt met waardevolle inzichten uit data. Ten tweede is organisatorische ondersteuning nodig om datagedreven werken te integreren in de bredere bedrijfsstrategie. Een framework komt hier van pas. In deze blog laat ik zien hoe je deze ondersteuning vormgeeft.

Ondersteuning op zowel redactioneel als organisatorisch niveau

Uit gesprekken die we gevoerd hebben met een brede groep redacteuren en analisten bij verschillende gemeenten blijkt dat de roep om datagedreven te gaan werken veel vragen oproept. “Wat wil je nu eigenlijk meten, hoe wil je dat meten en wanneer is succes of het doel bereikt? Zijn de echte doelen wel meetbaar en leidt een verkeerde interpretatie niet tot de verkeerde beslissingen?”

De juiste data en kennis over hoe je deze moet interpreteren vormt de basis van datagedreven werken. Een korte instructie of opfrisser over KPI’s brengt redacteuren een heel eind, maar al snel verzandt dit doordat de cultuur binnen de organisatie niet is gericht op het leren van data. Hierdoor komt het gezamenlijk leren van data niet op gang. We zien dat binnen zulke organisaties de waan van de dag overheerst. Er is vaak weinig awareness of kennis van data en de cultuur is niet gericht op het leren van data. Bovendien worden evaluaties van communicatieprojecten te makkelijk overgeslagen. Kortgezegd ontbreekt het aan urgentie en wordt het niet als een probleem gezien wanneer niet op data gestuurd wordt.

Om datagedreven te gaan werken is dus niet alleen de juiste data en kennis nodig. Deze methode moet ook worden omarmd binnen de organisatie, zodat het onderdeel wordt van de cultuur. Het FTG framework biedt belangrijke handvatten voor deze uitdagingen.

Een framework om de redacteur te ondersteunen

Hoe zorgen we ervoor dat datagedreven werken wél verankerd raakt in de organisatie? Als antwoord gebruiken we een speciaal framework. Dit framework helpt om duidelijkheid te scheppen en biedt handvatten om data breder in de organisatie als stuurmiddel te gebruiken. Dit framework is geïnspireerd door het FTG model, dat is ontwikkeld door Toon Vuursteen op basis van zijn ervaring met webstatistieken bij verschillende overheidsorganisaties. In een eerder blog laat ik zien hoe dit framework werkt.

Het framework zorgt voor helderheid, doordat de website en de content worden gekoppeld aan de organisatiestrategie. Zo kun je per pagina bepalen wat het doel ervan is. Dat maakt het makkelijker om met data te bepalen hoe goed de content haar rol vervult. Als je weet wat het doel is, weet je ook welke statistieken je nodig hebt om de effectiviteit van de content te bepalen. Het framework zorgt ervoor dat redacteuren direct zien hoe goed hun content presteert.

Met vertrouwen groeien als datagedreven gemeente

Met de statistieken van het framework in de hand kan de redacteur met vertrouwen het gesprek aan gaan binnen de organisatie. Op basis van de strategie is bepaald wat er toe doet. Met een duidelijk verhaal over de interpretatie van de statistieken kun je direct het gesprek aangaan over de vervolgacties.

Doordat er direct een antwoord is op het waarom, het waarvandaan en het waarnaartoe kan er effectief gesproken worden over data. Je kunt zo een terugkoppelingscyclus volgen waarbij wordt bijgestuurd en daarna geëvalueerd. Zo word je een lerende organisatie met als resultaat meer tevreden burgers.

Wat verwachten we van de gemeentelijke organisatie?

Datagedreven werken is een delicaat proces, dat veel voordelen oplevert wanneer het zonder fricties wordt omarmd. Dit betekent dat de organisatie op de langere termijn moet denken en proberen om net zoveel aandacht te geven aan het leerproces als aan wat op dat moment alle aandacht naar zich toe trekt (de waan van de dag). Er moet tijd zijn om naar data te kijken, om deze te bespreken en om hier van te leren. Er moet awareness ontstaan dat data echt iets op kan leveren.

Om dit te stimuleren moet het management hier aandacht aan geven, de tijd ervoor geven, het benoemen bij evaluaties en gezamenlijk stilstaan bij de inzichten en lessen die data oplevert.

Efficiëntie, empowerment en positieve dynamiek

Datagedreven werken biedt niet alleen abstracte voordelen, maar heeft concrete positieve gevolgen voor de gemeente. Een datagedreven aanpak maakt het mogelijk om geld en tijd doelgerichter in te zetten. Door prioriteiten te stellen op basis van data, worden middelen effectiever ingezet. Daarnaast geeft het juiste framework niet alleen inzicht in data, maar het geeft redacteuren ook het vertrouwen om deze inzichten te gebruiken om hun werk te verbeteren. Het creëert een omgeving waarin data niet als bedreigend wordt ervaren, maar eerder als een waardevolle metgezel in het werkproces.

Door datagedreven werken wordt het vanzelfsprekend om data te betrekken in overleggen en besluitvormingsprocessen. Dit zorgt voor een natuurlijke integratie van data in het dagelijks werk van de gemeente. Omdat onzekerheid over de interpretatie en doelstelling worden vermeden, heeft het een positieve impact op de samenwerking en de teamdynamiek. Een gemeente die samen leert en groeit, creëert een veerkrachtige en dynamische omgeving.

Een zekere blik op de toekomst

In het streven naar datagedreven werken is het essentieel om de uitdagingen op redactioneel niveau aan te pakken en tegelijkertijd een organisatie-brede cultuur te creëren die het leren van data omarmt. Het juiste framework fungeert als een leidraad om deze overgang soepel te laten verlopen, met duidelijke voordelen voor de gemeente en vooral voor burgers. Door data te verweven in de processen blijven gemeenten gericht op de toekomst.